Cuentas

La funcionalidad de Cuentas dentro de Be Aware 360 hace referencia a los clientes empresariales y es una forma efectiva para agrupar datos de la empresa en una única vista.

Por ejemplo, puede hacer seguimiento de los casos de la empresa sin tener que seleccionar cada contacto individualmente. Del mismo modo, puede ver todos los archivos adjuntos y notas asociadas con la empresa, y ver todos los cambios que se han realizado utilizando el log de auditoría.

Por definición, una cuenta puede tener asociados múltiples contactos y un contacto puede pertenecer a múltiples organizaciones.

La funcionalidad de Cuentas es útil cuando su instancia de Be Aware 360 será utilizada para atender a clientes empresariales en los que necesita agrupar sus contactos para permitir que estos puedan crear casos a nombre de la empresa, proporcionándole una vista única de toda la actividad dentro de la misma.

Puede realizar la búsqueda de una cuenta desde la página principal de cuentas. Be Aware 360 le permite realizar búsquedas de cuentas por los siguientes campos:

• Identificador
• Representante
• Razón social
• Línea de negocio
• Dirección

Los pasos para realizar la búsqueda de una cuenta, se detallan a continuación:

1. Navegue al menú Clientes > Cuentas.
2. Se listan las cuentas que están creadas en la base de datos.
3. En el buscador ubicado en la parte superior derecha de la vista, ingrese el parámetro de búsqueda y haga clic en Buscar o presione la tecla Enter.
4. Las cuentas se filtrarán de acuerdo con el parámetro ingresado y realiza la búsqueda en los campos anteriormente mencionados.
5. La búsqueda se realiza indistintamente si la palabra tiene acentos, mayúsculas o minúsculas.
6. El filtro realizado se mantendrá si se ingresa a una cuenta y luego se regresa a la bandeja. También se mantiene la página de navegación y la cantidad de registros por página que haya seleccionado el usuario.
7. Si en la bandeja se ha realizado una búsqueda:
   1. Se mostrará un indicador visual sobre el cuadro de búsqueda indicando que hay un filtro activo.
   2. Se presentará la acción Limpiar para reestablecer los valores y limpiar el filtro de búsqueda activo.
8. Al eliminar el valor del campo de búsqueda, se reestablece el resultado mostrado inicialmente (al ingresar a la vista)
9. La búsqueda aplica para valores de 3 o más caracteres. Con menos de 3 caracteres no se realizará la búsqueda.

Debido a que otros usuarios pueden tener permiso para agregar cuentas, la cuenta que desea agregar ya puede estar en la base de datos. Para evitar error en la creación de cuentas, busque primero en la base de datos antes de agregar una cuenta para asegurarse que aún no existe. Para más información sobre cómo consultar una cuenta, haga clic aquí.

Para crear una cuenta nueva, realice los siguientes pasos:

1. Navegue al menú Clientes > Cuentas.
2. Se listan las cuentas que están creadas en la base de datos.
3. Clic en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha de la vista.
4. Se abre la vista de creación de cuentas.
5. Llene los campos del formulario de creación de cuentas descritos en la tabla.
6. Clic en el botón Guardar.

Tabla 1. Campos para la creación de cuentas:

Una vez creada la cuenta, puede realizar otras acciones sobre el registro:

• En la pestaña Contactos, agregar contactos a una cuenta o eliminar contactos de una cuenta.
• En la pestaña Datos, agregar datos adicionales a una cuenta.
• En la pestaña Casos, crear un caso asociado a una cuenta.
• En la pestaña Log de Auditoría, visualizar el log de auditoría de una cuenta.
• En la pestaña Notas, crear una nota asociada a una cuenta.
• En la pestaña Archivos, agregar archivos adjuntos a una cuenta.

Para editar la información de una cuenta, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Navegar al menú Clientes > Cuentas.
2. Se listan las cuentas que están creadas en la base de datos.
3. Clic en el botón Modificar ubicado al final del registro de la cuenta que se va a modificar.
4. Se abre la vista con la información de la cuenta.
5. Modificar los campos de la cuenta.
6. Clic en el botón Guardar.

También puede modificar los datos personalizados de la cuenta ingresando a la pestaña Datos. Ver agregar datos personalizados de una cuenta.

Para eliminar una cuenta de la base de datos de Be Aware 360, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Navegar al menú Clientes > Cuentas.
2. Se listan las cuentas que están creadas en la base de datos.
3. Clic en el botón Eliminar ubicado al final del registro de la cuenta que se va a eliminar.
4. Se muestra un mensaje de confirmación.
5. Hacer clic en el botón OK para eliminar la cuenta o en el botón Cancelar para evitar eliminar la cuenta.

Por definición, una cuenta puede tener asociados múltiples contactos y un contacto puede pertenecer a múltiples organizaciones.

Para asociar contactos a una cuenta, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a la cuenta a la que desea agregarle contactos.
2. Clic en la pestaña Contactos. En esta pestaña visualizará todos los contactos asociados a la cuenta.
3. Clic en el botón Administrar contactos.
4. Se abrirá una pantalla donde podrá visualizar en la parte izquierda el listado de contactos creados en la base de datos. Aquellos que ya están asociados a la cuenta, se muestran con la casilla seleccionada y también se pueden visualizar listados en la parte derecha de la pantalla.
5. Puede realizar la búsqueda de contactos en el buscador dispuesto para ello. La búsqueda se realiza por los siguientes campos:
   1. Identificador
   2. Nombre
   3. Apellido
   4. Correo electrónico
   5. Cargo
   6. Dirección
6. Para asociar un contacto a la cuenta, marque la casilla. Verá como el contacto se lista en la parte derecha de la pantalla.
7. Para confirmar su selección, clic en el botón Guardar.
8. Se muestra nuevamente la pestaña Contactos y se visualizan los contactos asociados a la cuenta.
9. No es necesario guardar el registro, dado que la selección del contacto(s) se guardó previamente.

Nota: Para agregar contactos, es necesario que estos estén previamente creados en la base de datos de Be Aware 360. Ver Contactos.

Por definición, una cuenta puede tener asociados múltiples contactos y un contacto puede pertenecer a múltiples organizaciones.

Para eliminar contactos de una cuenta, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a la cuenta a la que desea eliminarle contactos.
2. Clic en la pestaña Contactos. En esta pestaña visualizará todos los contactos asociados a la cuenta.
3. Clic en el botón Administrar contactos.
4. Se abrirá una pantalla donde podrá visualizar en la parte izquierda el listado de contactos creados en la base de datos. Aquellos que ya están asociados a la cuenta, se muestran con la casilla seleccionada y también se pueden visualizar listados en la parte derecha de la pantalla.
5. Para eliminar un contacto de la cuenta, desmarque la casilla del contacto en particular. Verá como el contacto se elimina de la lista en la parte derecha de la pantalla.
6. Para confirmar la modificación, clic en el botón Guardar.
7. Se muestra nuevamente la pestaña Contactos y se visualizan los contactos asociados a la cuenta.
8. No es necesario guardar el registro, dado que la eliminación del contacto(s) se guardó previamente.

Si una cuenta quiere permitir que ciertos contactos puedan visualizar desde el portal de clientes los casos que se han abierto para la cuenta, se puede hacer a través de esta funcionalidad.

Para otorgar permisos a contactos para que puedan visualizar los casos de una cuenta, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a la cuenta a la que desea otorgar los permisos a los contactos.
2. Clic en la pestaña Contactos. En esta pestaña visualizará todos los contactos asociados a la cuenta.
3. Clic en el botón Administrar permisos.
4. Se abrirá una pantalla donde podrá visualizar en la parte izquierda el listado de contactos asociados a la cuenta. Aquellos contactos que ya tienen permisos, se muestran con la casilla seleccionada y también se pueden visualizar listados en la parte derecha de la pantalla.
5. Puede realizar la búsqueda de contactos en el buscador dispuesto para ello. La búsqueda se realiza por los siguientes campos:
   1. Nombre
   2. Apellido
6. Para otorgar el permiso a un contacto para visualizar los casos de la cuenta, marque la casilla. Verá como el contacto se lista en la parte derecha de la pantalla.
7. Para confirmar su selección, clic en el botón Guardar.
8. Se muestra nuevamente la pestaña Contactos y se visualizan los contactos asociados a la cuenta y al lado del nombre del contacto se visualiza una etiqueta Permiso en portal para indicar que ese contacto cuenta con permisos para visualizar los casos de la cuenta.
9. No es necesario guardar el registro, dado que la selección del contacto(s) se guardó previamente.

Si ha creado previamente campos personalizados para cuentas, en la pestaña Datos podrá agregar o editar información adicional para la cuenta.

Realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a la cuenta.
2. Clic en la pestaña Datos. En esta pestaña se listan todos los campos personalizados de cuentas.
3. Agregar la información de los campos personalizados.
4. Clic en el botón Guardar.

Nota: Para crear campos personalizados, navegue al menú Parámetros > Campos Personalizados.

Los casos siempre deben ir asociados a un contacto. Sin embargo, también es posible asociar un caso a la cuenta con el fin de tener agrupada toda la gestión que se le brinda a una empresa sin tener que visualizar cada contacto individualmente. Esto permitirá tener en una vista única de la cuenta, todos los casos que se han creado para una empresa particular.

Desde la vista de casos de una cuenta, se puede realizar búsqueda de los casos que previamente han creado los contactos para esa cuenta. Para esto, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a la pestaña Casos de la cuenta.
2. Se listan los casos asociados a la cuenta.
3. En el buscador ubicado en la parte superior derecha de la vista, ingrese el parámetro de búsqueda y haga clic en Buscar o presione la tecla Enter.
4. La búsqueda se realiza indistintamente si la palabra tiene acentos, mayúsculas o minúsculas.
5. El filtro realizado se mantendrá si se ingresa a un caso y luego se regresa a la bandeja. También se mantiene la página de navegación y la cantidad de registros por página que haya seleccionado el usuario.
6. Si en la bandeja se ha realizado un búsqueda:
   1. Se mostrará un indicador visual sobre el cuadro de búsqueda indicando que hay un filtro activo.
   2. Se presentará la acción Limpiar para reestablecer los valores y limpiar el filtro de búsqueda activo.
7. Al eliminar el valor del campo de búsqueda, se reestablece el resultado mostrado inicialmente (al ingresar a la vista)

Para agregar un caso asociado a una cuenta, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a la cuenta.
2. Clic en el pestaña Casos. En esta pestaña se listan todos los casos de la cuenta.
3. Clic en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha de la vista de casos.
4. Ingresar los campos del formulario de casos. Ver Casos.
5. Clic en el botón Guardar.

Nota: Al crear un caso desde una cuenta, solo se podrán seleccionar los contactos asociados a la cuenta. De esta forma no quedarán casos asociados a un contacto que no pertenezca a la empresa.

Be Aware 360 cuenta con la funcionalidad de Vista 360, la cual le permite a los agentes poder ingresar a otros aplicativos web que necesiten para acceder a más información relacionada con la cuenta que se encuentre en otros aplicativos web sin necesidad de salir de la pantalla de Be Aware 360.

Para acceder a los aplicativos dentro de la vista 360, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a la cuenta.
2. Navegar a la pestaña 360.
3. En esta pestaña se mostrarán las subpestañas disponibles con los accesos a aplicativos web y/o páginas web esenciales para que el agente pueda acceder a más información de la cuenta.
4. Clic en la subpestaña a la que se desea ingresar.
5. El sistema cargará el aplicativo o la página web.

La vista 360 también tiene la opción de expandir la vista embebida a pantalla completa:

• Para acceder a pantalla completa se debe presionar el ícono superior derecho en la vista embebida.
• Para salir de la pantalla completa se debe presionar sobre el ícono superior derecho de la vista embebida.

Para visualizar el log de auditoría de las modificaciones que se han realizado en una cuenta, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a la cuenta.
2. Clic en la pestaña Log de Auditoría.
3. En esta pestaña se listan todos las modificaciones que se han realizado en la cuenta: ¿cuándo?, ¿qué? y ¿quién?

Las notas asociadas a la cuenta sirven para registrar alguna información importante de la cuenta que no pertenezca específicamente a un caso sino que deba ser visualizada de forma general.

Para agregar notas a la cuenta, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a la cuenta.
2. Clic en la pestaña Notas. En esta pestaña se listan las notas asociadas a la cuenta.
3. Ingresar el texto de la nota en el campo Mensaje. Puede hacer uso de las herramientas de editor de texto que vienen allí incorporadas.
4. Clic en el botón Agregar para crear y guardar la nota en la cuenta.
5. No es necesario guardar el registro, dado que la nota se guardó previamente.

Los archivos adjuntos asociados a la cuenta sirven para guardar algún documento importante de la cuenta que no pertenezca específicamente a un caso, sino que deba ser visualizado de forma general.

La funcionalidad de archivos adjuntos permite agregar múltiples documentos en una sola carga.

Consideraciones para la carga múltiple de archivos:

1. Se pueden subir hasta 10 archivos por carga.
2. El peso máximo permitido por cada archivo es de 20mb.
3. El peso total máximo permitido es de 200mb.
4. Si no se asigna una etiqueta a los archivos, tomará por defecto el nombre del mismo.
5. Los tipos de archivos permitidos son: 'rar', 'zip', 'ppt', 'pptx', 'pdf', 'doc', 'docx', 'xls', 'xlsx', 'txt', 'mp4', 'jpg', 'jpeg', 'png', 'gif', 'svg', 'csv', 'vsdx', 'vsd', 'xlsm', 'msg', 'wav', 'ovpn', 'eml'.

Para agregar archivos adjuntos a la cuenta, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a la cuenta.
2. Clic en la pestaña Archivos. En esta pestaña se listan los archivos adjuntos asociados a la cuenta y se muestra el número de archivos cargados.
3. Clic en el cuadro grande para abrir el explorador de archivos de su máquina y seleccione uno o varios archivos. También puede arrastrar los archivos hasta el cuadro.
4. Se muestran en pantalla los archivos que se van a cargar.
5. (Opcional) Ingresar la etiqueta que tendrá cada archivo adjunto en el campo Etiqueta.
6. Clic en el botón Cargar para subir los archivos a Be Aware 360.
7. No es necesario guardar el registro, dado que el registro se guardó previamente.

Nota: Si desea eliminar el archivo adjunto, clic en el botón Eliminar que está al lado de cada archivo.

Con el fin de facilitar y agilizar la gestión de las cuentas, Be Aware 360 cuenta con una funcionalidad para previsualizar los archivos adjuntos en las cuentas.

Para previsualizar los archivos adjuntos a la cuenta, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a la cuenta.
2. Clic en la pestaña Archivos. En esta pestaña se listan los archivos adjuntos asociados a la cuenta y se muestra el número de archivos cargados.
3. Por cada archivo adjunto, se muestra un botón con un ícono de ojo para indicar que el archivo puede ser previsualizado.
4. Clic en el botón Previsualizar archivo.
5. Se mostrará en una vista flotante (vista modal) el contenido del archivo. Según el tipo de archivo serán los controles entregados.
6. Para ampliar la vista modal presione sobre el botón de pantalla completa presente en la esquina superior derecha. Para volver al tamaño original, presionar sobre el botón que aparece en la esquina superior derecha.
7. Para ciertos tipos de archivos, es posible tener algunos controles adicionales:
   1. Para archivos de tipo imagen:
      1. Zoom In
      2. Zoom Out
      3. Restablecer el tamaño original
   2. Para archivos de tipo texto:
      1. Aumentar el tamaño de la letra
      2. Reducir el tamaño de la letra
      3. Copiar texto.
8. Para descargar el archivo desde esta vista modal, haga clic en el botón Descargar ubicado en la parte inferior de la vista.
9. Para salir de la previsualización presionar sobre el botón Cerrar ubicado en la parte inferior de la vista.

Consideraciones:

• Los formatos soportados para previsualización son:
  • Imágenes: jpg, jpeg, png, gif, svg.
  • Videos: mp4
  • Audio: wav
  • Documentos: txt, pdf.
• Si el archivo adjunto posee un formato diferente no se mostrará el botón de previsualización.
• Si la vista queda en blanco, frecuente en archivos pdf, puede realizar:
  • Descargar el archivo y visualizarlo desde el computador.
  • Usar el navegador diferente como Firefox.