Reportes y Dashboards

En esta sección se podrá encontrar información acerca de los reportes y dashboards que ofrece Be Aware 360.

• Mejores prácticas para la construcción de reportes.
• Modelo de datos de Be Aware 360.
• Funciones especiales para reportes.
• Crear reportes en Be Aware 360.
• Ejecutar reportes de tipo Extracción.
• Reportes y Dashboards de Tableau para Be Aware 360.
• Reportes estándar de Be Aware 360.

En los reportes de Be Aware 360, el tiempo de ejecución está limitado, por lo que en algunos casos, cuando la consulta devuelve muchos registros, aparecerá el siguiente mensaje:

“Se interrumpió la ejecución de la consulta, se excedió el tiempo máximo de ejecución de la instrucción”

Esto sugiere que la consulta es demasiado pesada (cantidad de registros, unión entre múltiples tablas, entre otros) y excede el tiempo máximo de ejecución.

Para evitar este mensaje y la interrupción de la ejecución se sugiere tener en consideración las siguientes buenas prácticas:

• Limitar la cantidad de registros usando “LIMIT”. Esto limitaría los registros a un número determinado de filas:

SELECT * FROM caso LIMIT 30

• Limitar la cantidad de registros por fechas. Existen los comodines '{{FECHADESDE}}' y '{{FECHAHASTA}}', los cuales son reemplazados en los Dashboards por la fecha seleccionada.

SELECT * FROM caso WHERE caso.FECHACREACION BETWEEN '{{FECHADESDE}}' AND '{{FECHAHASTA}}'

• Evitar los *, solicitar solo columnas necesarias
  • En vez de:

    SELECT * FROM caso LIMIT 30

  • Utilizar:

    SELECT REFNUM, ASUNTO, FECHACREACION, IDUSUARIOASIGNADO FROM caso LIMIT 30

• Limitar la cantidad de joins en una consulta.
• Limitar la cantidad de subconsultas.

Para mayor información sobre optimización de consultas, visitar el siguiente enlace.

Be Aware 360 ofrece un menú para gestionar reportes con el fin que se puedan crear nuevos reportes que satisfagan las necesidades de cada organización, adicionales a los reportes estándar que ofrece la herramienta.

Los reportes que ofrece la herramienta son de dos tipos:

• Dashboard: Los reportes de este tipo pueden ser utilizados en los dashboards.
• Extracción: Los reportes de este tipo se ejecutan en segundo plano y su resultado es enviado al correo electrónico del usuario que lo ejecuta. Los reportes de este tipo no serán seleccionables desde un dashboard.

Para crear nuevos reportes, realice los siguientes pasos:

1. Navegue al menú Reportes > Reportes.
2. El sistema lista todos los reportes creados en la herramienta, incluyendo los estándar y los personalizados.
3. Clic en el botón + ubicado en la parte superior derecha de la ventana para comenzar a crear un nuevo reporte.
4. Ingrese el nombre del reporte en el campo Nombre.
5. Seleccione el valor Activo en el campo Estado para dejar el reporte activo para su ejecución.
6. Seleccione el tipo de reporte en el campo Tipo de salida.
7. Seleccione el(los) rol(es) que tendrán permiso de visualizar el reporte en el campo Roles.
8. Ingrese una descripción del reporte en el campo Descripción.
9. Ingrese el código 'SQL' de creación del reporte. Para más información, le recomendamos tener en cuenta la información sobre el modelo de datos de Be Aware 360, las funciones especiales disponibles y buenas prácticas, dando clic aquí.
10. Clic en el botón Guardar.
11. Para visualizar una muestra de datos del resultado del reporte, haga clic en el botón Previsualizar reporte. Se aplica una validación en las consultas de reportes, ya sean del tipo Dashboard o Extracción, para evitar tiempos de espera excesivos en la vista previa:
    1. Si la query/consulta posee menos de 7 “join” entre tablas, se ejecuta la vista previa al guardar.
       1. El tiempo de respuesta de la vista previa dependerá del tamaño de la respuesta. Tiempo máximo: 30 segundos.
    2. Si la query/consulta posee 7 o más “join” entre tablas, no se ejecuta la vista previa al guardar.
       1. Se recibe el mensaje: “Vista Previa no disponible por tamaño de la consulta”.

Los reportes de tipo Extracción se ejecutan en segundo plano y es enviado un link de descarga al correo electrónico del usuario que lo ejecuta.

Para ejecutar un reporte de tipo Extracción, realice los siguientes pasos:

1. Navegue al menú Reportes > Extracción.
2. El sistema lista todos los reportes de tipo extracción creados en la herramienta que pueden ser accedidos por el rol del usuario conectado.
3. Ubique el reporte que desea ejecutar. Puede ayudarse del buscador ubicado en la parte superior derecha.
4. Clic en el botón Extraer reporte ubicado al final del registro del reporte.
5. Seleccione el rango de fechas por el cual desea filtrar el reporte.
6. En la parte inferior se previsualizan los datos.
7. Clic en el botón Ejecutar para ejecutar el reporte en segundo plano.
8. El sistema muestra un mensaje de confirmación: “Reporte enviado a proceso de extracción de manera satisfactoria”.
9. Revisar su bandeja de correos. El sistema le enviará un correo con el link de descarga del reporte solicitado.
   1. El nombre del archivo es aleatorio y su extensión es .csv.
   2. El link para descargar el archivo tiene una vigencia de 30 días.