Contactos

Los contactos son parte fundamental de Be Aware 360, dado que son el contacto principal ya sea como clientes individuales o como contactos de una empresa y los casos que se gestionan deben tener asignado un contacto.

La funcionalidad de contactos le permite registrar información básica como nombres, identificador, correo electrónico, dirección y teléfono. Be Aware 360 proporciona una vista única del contacto con toda la información de casos, archivos, notas y cuentas a las que pertenece el contacto.

Los contactos pueden o no pertenecer a una cuenta. Si sus clientes son empresas, es posible que tenga varios contactos asociados con un registro de cuenta. Si, por otro lado, sus clientes son individuos en lugar de empresas, cada registro de contacto corresponde a un cliente único. También es posible que tenga clientes tanto empresas como contactos individuales.

Por definición, una cuenta puede tener asociados múltiples contactos y un contacto puede pertenecer a múltiples organizaciones.

Puede realizar la búsqueda de un contacto desde la página principal de contactos. Be Aware 360 le permite realizar búsquedas de contactos por los siguientes campos:

• Identificador
• Nombre
• Apellido
• Email
• Dirección
• Cargo

Los pasos para realizar la búsqueda de un contacto, se detallan a continuación:

1. Navegue al menú Clientes > Contactos.
2. Se listan los contactos que están creados en la base de datos.
3. En el buscador ubicado en la parte superior derecha de la vista, ingrese el parámetro de búsqueda y haga clic en Buscar o presione la tecla Enter.
4. Los contactos se filtrarán de acuerdo con el parámetro ingresado y realiza la búsqueda en los campos anteriormente mencionados.
5. La búsqueda se realiza indistintamente si la palabra tiene acentos, mayúsculas o minúsculas.
6. Al eliminar el valor del campo de búsqueda, se reestablece el resultado mostrado inicialmente (al ingresar a la vista)
7. La búsqueda aplica para valores de 3 o más caracteres. Con menos de 3 caracteres no se realizará la búsqueda.

Debido a que otros usuarios pueden tener permiso para agregar contactos, el contacto que desea agregar ya puede estar en la base de datos. Para evitar error en la creación de contactos, busque primero en la base de datos antes de agregar un contacto para asegurarse que aún no existe. Para más información sobre cómo consultar un contacto, haga clic aquí.

Para crear un contacto nuevo, realice los siguientes pasos:

1. Navegue al menú Clientes > Contactos.
   1. Ubicado en las bandejas de casos clic en el botón + Nuevo > Contacto y continúe al paso 4.
2. Se listan los contactos que están creados en la base de datos.
3. Clic en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha de la vista.
4. Se abre la vista de creación de contactos.
5. Llene los campos del formulario de creación de contactos descritos en la tabla.
6. Clic en el botón Guardar.

Tabla 1. Campos para la creación de contactos:

Nota: Cuando se crea un contacto, se envía automáticamente un correo electrónico para que valide su correo. Una vez validado el correo, se envía otro correo electrónico de bienvenida con el enlace de acceso al portal de clientes, su usuario y contraseña, la cual recomendamos que sea cambiada en el primer ingreso. Ver Cambiar su contraseña de ingreso al portal de clientes.

Una vez creado el contacto, puede realizar otras acciones sobre el registro:

• En la pestaña Casos, crear un caso asociado a un contacto.
• En la pestaña Notas, crear una nota asociada a un contacto.
• En la pestaña Archivos, agregar archivos adjuntos a un contacto.
• En la pestaña Log de Auditoría, visualizar el log de auditoría de un contacto.
• En la pestaña Datos, agregar datos adicionales a un contacto.
• En la pestaña Cuentas, agregar cuentas a un contacto o eliminar cuentas de un contacto.

Para editar la información de un contacto, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Navegar al menú Clientes > Contactos.
2. Se listan los contactos que están creados en la base de datos.
3. Clic en el botón Modificar ubicado al final del registro del contacto que se va a modificar.
4. Se abre la vista con la información del contacto.
5. Modificar los campos del contacto.
6. Clic en el botón Guardar.

También puede modificar los datos personalizados del contacto ingresando a la pestaña Datos. Ver agregar datos personalizados de un contacto.

Para eliminar un contacto de la base de datos de Be Aware 360, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Navegar al menú Clientes > Contactos.
2. Se listan los contactos que están creados en la base de datos.
3. Clic en el botón Eliminar ubicado al final del registro del contacto que se va a eliminar.
4. Se muestra un mensaje de confirmación.
5. Hacer clic en el botón OK para eliminar el contacto o en el botón Cancelar para evitar eliminar el contacto.

Los casos siempre deben ir asociados a un contacto. De esta forma, se podrá tener agrupada toda la gestión que se le brinda a un contacto a través de una vista única.

Para agregar un caso asociado a un contacto, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese al contacto.
2. Clic en el pestaña Casos. En esta pestaña se listan todos los casos del contacto.
3. Clic en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha de la vista de casos.
4. Ingresar los campos del formulario de casos. Ver Casos.
5. Clic en el botón Guardar.

Nota: Al crear un caso desde un contacto, solo se podrán seleccionar las cuentas asociadas al contacto. De esta forma no quedarán casos asociados a un contacto que no pertenezca a la empresa.

Las notas asociadas al contacto sirven para registrar alguna información importante del contacto que no pertenezca específicamente a un caso sino que deba ser visualizada de forma general.

Para agregar notas al contacto, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al contacto.
2. Clic en la pestaña Notas. En esta pestaña se listan las notas asociadas al contacto.
3. Ingresar el texto de la nota en el campo Mensaje. Puede hacer uso de las herramientas de editor de texto que vienen allí incorporadas.
4. Clic en el botón Agregar para crear y guardar la nota en el contacto.
5. No es necesario guardar el registro, dado que la nota se guardó previamente.

Los archivos adjuntos asociados al contacto sirven para guardar algún documento importante del contacto que no pertenezca específicamente a un caso sino que deba ser visualizado de forma general.

La funcionalidad de archivos adjuntos permite agregar múltiples documentos en una sola carga.

Consideraciones para la carga múltiple de archivos:

1. Se pueden subir hasta 10 archivos por carga.
2. El peso máximo permitido por cada archivo es de 20mb.
3. El peso total máximo permitido es de 200mb.
4. Si no se asigna una etiqueta a los archivos, tomará por defecto el nombre del mismo.
5. Los tipos de archivos permitidos son: 'rar', 'zip', 'ppt', 'pptx', 'pdf', 'doc', 'docx', 'xls', 'xlsx', 'txt', 'mp4', 'jpg', 'jpeg', 'png', 'gif', 'svg', 'csv', 'vsdx', 'vsd', 'msg', 'wav'.

Para agregar archivos adjuntos al contacto, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al contacto.
2. Clic en la pestaña Archivos. En esta pestaña se listan los archivos adjuntos asociados al contacto y se muestra el número de archivos cargados.
3. Clic en el cuadro grande para abrir el explorador de archivos de su máquina y seleccione uno o varios archivos. También puede arrastrar los archivos hasta el cuadro.
4. Se muestran en pantalla los archivos que se van a cargar.
5. (Opcional) Ingresar la etiqueta que tendrá cada archivo adjunto en el campo Etiqueta.
6. Clic en el botón Cargar para subir los archivos a Be Aware 360.
7. No es necesario guardar el registro, dado que el registro se guardó previamente.

Nota: Si desea eliminar el archivo adjunto, clic en el botón Eliminar que está al lado de cada archivo.

Para visualizar el log de auditoría de las modificaciones que se han realizado en un contacto, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al contacto.
2. Clic en la pestaña Log de Auditoría.
3. En esta pestaña se listan todos las modificaciones que se han realizado en el contacto: ¿cuándo?, ¿qué? y ¿quién?

Si ha creado previamente campos personalizados para contactos, en la pestaña Datos podrá agregar o editar información adicional para el contacto.

Realice los siguientes pasos:

1. Ingrese al contacto.
2. Clic en la pestaña Datos. En esta pestaña se listan todos los campos personalizados de contactos.
3. Agregar la información de los campos personalizados.
4. Clic en el botón Guardar.

Nota: Para crear campos personalizados, navegue al menú Parámetros > Campos Personalizados.

Por definición, una cuenta puede tener asociados múltiples contactos y un contacto puede pertenecer a múltiples organizaciones.

Para asociar cuentas a un contacto, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese al contacto al que desea agregarle cuentas.
2. Clic en la pestaña Cuentas. En esta pestaña visualizará todas las cuentas asociadas al contacto.
3. Clic en el botón Administrar cuentas.
4. Se abrirá una pantalla donde podrá visualizar en la parte izquierda el listado de cuentas creadas en la base de datos. Aquellas que ya están asociadas al contacto, se muestran con la casilla seleccionada y también se pueden visualizar listadas en la parte derecha de la pantalla.
5. Puede realizar la búsqueda de cuentas en el buscador dispuesto para ello. La búsqueda se realiza por los siguientes campos:
   1. Identificador
   2. Razón social
6. Para asociar una cuenta al contacto, marque la casilla. Verá como la cuenta se lista en la parte derecha de la pantalla.
7. Para confirmar su selección, clic en el botón Guardar.
8. Se muestra nuevamente la pestaña Cuentas y se visualizan las cuentas asociadas al contacto.
9. No es necesario guardar el registro, dado que la selección de la(s) cuenta(s) se guardó previamente.

Nota: Para agregar cuentas, es necesario que estas estén previamente creadas en la base de datos de Be Aware 360. Ver Cuentas.

Por definición, una cuenta puede tener asociados múltiples contactos y un contacto puede pertenecer a múltiples organizaciones.

Para eliminar cuentas de un contacto, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese al contacto al que desea eliminarle cuentas.
2. Clic en la pestaña Cuentas. En esta pestaña visualizará todas las cuentas asociadas al contacto.
3. Clic en el botón Administrar cuentas.
4. Se abrirá una pantalla donde podrá visualizar en la parte izquierda el listado de cuentas creadas en la base de datos. Aquellas que ya están asociadas al contacto, se muestran con la casilla seleccionada y también se pueden visualizar listadas en la parte derecha de la pantalla.
5. Para eliminar una cuenta del contacto, desmarque la casilla de la cuenta en particular. Verá como la cuenta se elimina de la lista en la parte derecha de la pantalla.
6. Para confirmar la modificación, clic en el botón Guardar.
7. Se muestra nuevamente la pestaña Cuentas y se visualizan las cuentas asociadas al contacto.
8. No es necesario guardar el registro, dado que la eliminación de la(s) cuentas(s) se guardó previamente.