Reportes y Dashboards

En esta sección se podrá encontrar información acerca de los reportes y dashboards que ofrece Be Aware 360.

• Mejores prácticas para la construcción de reportes.
• Palabras reservadas.
• Modelo de datos de Be Aware 360.
• Funciones especiales para reportes.
• Crear reportes en Be Aware 360.
• Ejecutar reportes de tipo Extracción.
• Reportes y Dashboards de Tableau para Be Aware 360.
• Reportes estándar de Be Aware 360.
• Registros de actividad sobre los reportes.

En los reportes de Be Aware 360, el tiempo de ejecución está limitado, por lo que en algunos casos, cuando la consulta devuelve muchos registros, aparecerá el siguiente mensaje:

“Se interrumpió la ejecución de la consulta, se excedió el tiempo máximo de ejecución de la instrucción”

Esto sugiere que la consulta es demasiado pesada (cantidad de registros, unión entre múltiples tablas, entre otros) y excede el tiempo máximo de ejecución.

Para evitar este mensaje y la interrupción de la ejecución se sugiere tener en consideración las siguientes buenas prácticas:

• Limitar la cantidad de registros usando “LIMIT”. Esto limitaría los registros a un número determinado de filas:

SELECT * FROM caso LIMIT 30

• Limitar la cantidad de registros por fechas. Existen los comodines '{{FECHADESDE}}' y '{{FECHAHASTA}}', los cuales son reemplazados en los Dashboards por la fecha seleccionada. Por defecto, el rango de fechas corresponde a 1 día.

SELECT * FROM caso WHERE caso.FECHACREACION BETWEEN '{{FECHADESDE}}' AND '{{FECHAHASTA}}'

• Evitar los *, solicitar solo columnas necesarias
  • En vez de:

    SELECT * FROM caso LIMIT 30

  • Utilizar:

    SELECT REFNUM, ASUNTO, FECHACREACION, IDUSUARIOASIGNADO FROM caso LIMIT 30

• Limitar la cantidad de joins en una consulta.
• Limitar la cantidad de subconsultas.

Para mayor información sobre optimización de consultas, visitar el siguiente enlace.

Cuando una columna del reporte no trae valor para un registro, se entrega vacía y conserva su posición y su encabezado. Esto aplica a la vista previa, a la ejecución de los reportes de tipo Dashboard y a la exportación a Excel desde la consola.

Cada instancia mantiene una lista de palabras que no pueden aparecer en la consulta de un reporte, porque corresponden a estructuras internas de la plataforma. La lista se define por instancia, de modo que no es la misma en todas.

Si la consulta utiliza una de esas palabras, la plataforma la rechaza e indica cuál es. El reporte no se guarda y la consulta no se ejecuta.

La validación se aplica sobre el texto completo de la consulta, comparando palabra por palabra. Una columna o un alias que coincida exactamente con una palabra reservada provoca el rechazo aunque el resto de la consulta sea válida; en ese caso basta con renombrar la columna o el alias:

SELECT categorias.NOMBRE AS categoria FROM caso

Nota: Para conocer la lista vigente en su instancia, contacte con su administrador.

Be Aware 360 ofrece un menú para gestionar reportes con el fin que se puedan crear nuevos reportes que satisfagan las necesidades de cada organización, adicionales a los reportes estándar que ofrece la herramienta.

Los reportes que ofrece la herramienta son los siguientes:

• Dashboard: Los reportes de este tipo pueden ser utilizados en los dashboards. Cuando se abre un Dashboard, por defecto se muestra un rango de fechas de 1 día.
• Extracción: Los reportes de este tipo se ejecutan en segundo plano y su resultado es enviado al correo electrónico del usuario que lo ejecuta. Los reportes de este tipo no serán seleccionables desde un dashboard.
• Gráficos: Los reportes se presentan como gráficos en la consola, con los siguientes tipos:

Importante: el tipo de salida determina dónde termina el reporte. Los de tipo Gráfico lo muestran en la consola, los de tipo Dashboard quedan disponibles para componer un tablero y los de tipo Extracción salen de la consola: no aparecen en ningún listado, solo en la pantalla de Extracción.

Para crear nuevos reportes, realice los siguientes pasos:

1. Navegue al menú Reportes > Reportes.
2. El sistema lista todos los reportes creados en la herramienta, incluyendo los estándar y los personalizados.
3. Clic en el botón + ubicado en la parte superior derecha de la ventana para comenzar a crear un nuevo reporte.
4. Ingrese el nombre del reporte en el campo Nombre.
5. Seleccione el valor Activo en el campo Estado para dejar el reporte activo para su ejecución.
6. Seleccione el tipo de reporte en el campo Tipo de salida.
7. Seleccione la clasificación del reporte en el campo Tipo. Es una clasificación libre de cada organización: agrupa los reportes en el listado y no altera su comportamiento.
8. Seleccione el color con el que se presenta el resultado en el campo Color. Aplica a los reportes de tipo Numerico y de gráfico.
9. Seleccione el(los) rol(es) que tendrán permiso de visualizar el reporte en el campo Roles.
10. Seleccione la o las segmentaciones que tendrán permiso de visualizar el reporte en el campo Segmentación.
11. Ingrese una descripción del reporte en el campo Descripción.
12. Ingrese el código 'SQL' de creación del reporte. Para más información, le recomendamos tener en cuenta la información sobre el modelo de datos de Be Aware 360, las funciones especiales disponibles y buenas prácticas, dando clic aquí.
13. Clic en el botón Guardar.
14. Para visualizar una muestra de datos del resultado del reporte, haga clic en el botón Previsualizar reporte. Se aplica una validación en las consultas de reportes, ya sean del tipo Dashboard o Extracción, para evitar tiempos de espera excesivos en la vista previa:
    1. Si la query/consulta posee menos de 7 “join” entre tablas, se ejecuta la vista previa al guardar.
       1. El tiempo de respuesta de la vista previa dependerá del tamaño de la respuesta. El tiempo máximo de ejecución está configurado por instancia; su valor por defecto es de 45 segundos.
       2. La vista previa muestra hasta 50 filas, con independencia de la cantidad de registros que devuelva la consulta.
    2. Si la query/consulta posee 7 o más “join” entre tablas, no se ejecuta la vista previa al guardar. Se recibe el mensaje: “Vista Previa no disponible por tamaño de la consulta”.

Los reportes de tipo Extracción se ejecutan en segundo plano y es enviado un link de descarga al correo electrónico del usuario que lo ejecuta.

El listado muestra el nombre, la descripción y el tipo con que se definió cada reporte, y solo aquellos a los que el rol del usuario conectado tiene acceso. La pantalla no permite crear, editar ni eliminar: cada fila tiene una única acción, que ejecuta el reporte. Cualquier cambio sobre la definición se hace en Reportes > Reportes.

Importante: si un reporte esperado no aparece en el listado, revise en Reportes > Reportes que su Tipo de salida sea Extracción, que su Estado sea Activo y que su rol esté incluido en el campo Roles.

Para ejecutar un reporte de tipo Extracción, realice los siguientes pasos:

1. Navegue al menú Reportes > Extracción.
2. Ubique el reporte que desea ejecutar. Puede ayudarse del buscador ubicado en la parte superior derecha.
3. Clic en el botón Extraer reporte ubicado al final del registro del reporte.
4. Seleccione el rango de fechas por el cual desea filtrar el reporte.
5. En la parte inferior se previsualizan los datos. Por defecto, se muestra una previsualización de 1 día.
6. Clic en el botón Ejecutar para ejecutar el reporte en segundo plano.
7. El sistema muestra un mensaje de confirmación: “Reporte enviado a proceso de extracción de manera satisfactoria”.
8. Revisar su bandeja de correos. El sistema le enviará un correo con el link de descarga del reporte solicitado. El nombre del archivo es aleatorio y su extensión es .csv.

Nota Importante: El enlace para descargar el archivo generado desde los reportes de tipo extracción tiene un tiempo de expiración de 60 minutos. El archivo debe ser descargado antes de cumplirse los 60 minutos después de recibir el correo electrónico; superado ese tiempo el enlace pasará a estar inactivo y deberá generar nuevamente el reporte.

La plataforma mantiene dos registros sobre la actividad de los reportes:

• Registro de ejecuciones: cada vez que un reporte se ejecuta se guarda qué usuario lo ejecutó y en qué momento. Permite revisar el uso de los reportes de la instancia y dimensionar su impacto sobre el rendimiento.
• Registro de cambios: la creación, la modificación y la eliminación de un reporte quedan registradas junto con el usuario que realizó la acción y el momento en que ocurrió.