El Gestor Documental permite que los archivos adjuntos de los casos no se almacenen en la nube de BeAware, sino en el gestor documental propio del cliente. BeAware solo guarda el vínculo entre el caso y el documento externo, mientras que la visualización y descarga se realizan desde el sistema del cliente.

Para configurar el gestor documental siga estos pasos:

1. Navegue al menú Otros > Gestor documental.
2. En la vista Conexión con gestor documental se mostrará un resumen explicativo del gestor documental
3. Seleccione la opción SI
4. Complete el campo Endpoint gestor documental
5. Ingrese el usuario con el que Be Aware 360 se autentica en el gestor en el campo Usuario.
6. Ingrese su clave en el campo Contraseña.
7. Active Permitir tipos de documentos obligatorios para que una tipificación pueda exigir tipos de documento al caso.
8. Clic en botón Guardar

Al activar el gestor documental, pueden enviarse metadatos junto con los archivos para que el sistema los acepte y los clasifique correctamente.

Para configurar metadatos siga estos pasos:

1. Navegue al menú Otros > Gestor documental.
2. En la vista Conexión con gestor documental se mostrará un resumen explicativo del gestor documental
3. Seleccione la opción SI
4. Clic en el botón Agregar
5. Seleccione la segmentación relacionada al proceso donde cargarán los archivos adjuntos en el campo Segmentaciones
6. Ingrese una clave en el campo Clave
7. Ingrese un valor en el campo Valor
8. Clic en botón Guardar

Junto con cada archivo, la plataforma envía dos conjuntos de metadatos:

• Configurables: los pares clave/valor definidos en esta pantalla, asociados a una segmentación, y los que se hayan definido por tipo de documento en el catálogo de documentos.
• Fijos: el tipo de documento seleccionado al cargar el archivo, el nombre del usuario que realizó la carga y el identificador del objeto al que pertenece el archivo, por ejemplo el número del caso.

Nota: El identificador del objeto viaja junto con los metadatos asociados a una segmentación. Si el proceso no tiene segmentaciones definidas, ese conjunto no se envía y el documento llega al gestor documental sin el número de caso.

Para más información sobre el catálogo de documentos, haga clic aquí.