Configuración para creación de casos por correo electrónico

Be Aware 360 cuenta con una funcionalidad que permite realizar la creación de casos a través de correo electrónico. Con esta funcionalidad, la plataforma de Be Aware 360 procesa los correos entrantes y los convierte en casos nuevos asociados al cliente que envía el correo electrónico.

Para activar esta configuración el Administrador de Be Aware debe realizar varios pasos:

  1. Otorgar al administrador los permisos a las vistas de parametrización de correo electrónico:
    1. Gestión de casillas: Permite el acceso a la creación y eliminación de casillas de correo entrante para la instancia.
    2. Parametrización casos por correo: Habilita el acceso a la vista de parametrización de producto, motivo, submotivo y prioridad de casos por correo.

Configurar las casillas entrantes

Una vez se hayan otorgado los permisos necesarios para gestionar las casillas de correo entrante, el Administrador de Be Aware 360 puede hacer la configuración de las casillas entrantes de la instancia.

Crear casillas de correo entrantes

Para crear una casilla de correo entrante se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Navegue al menú Gestión de casillas > Gestionar casillas.
  2. En el campo Casilla se debe ingresar el nombre de la casilla.
    1. El nombre de la casilla debe ser único.
    2. Se debe tener en cuenta que solo se admiten letras, número y caracteres especiales como _ . -
  3. En el campo Descripción puede ingresar una descripción de la casilla.
  4. Clic en el botón Guardar.

Consideraciones:

  • Todas las casillas se componen de <nombre de la casilla>.<nombre de la instancia>@deskbeaware.com
  • Si una empresa quiere manejar su propio correo electrónico, deberá crear una regla en su servidor de correo para que los correos entrantes a esta casilla de correo sean redireccionados a la casilla de correo de Be Aware 360.
  • Cada instancia de Be Aware puede tener hasta 10 casillas de correo.

Eliminar casillas de correo entrantes

Para eliminar una casilla de correo entrante se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Navegue al menú Gestión de casillas > Gestionar casillas.
  2. En la parte inferior se listan las casillas de correo creadas previamente.
  3. Clic en el botón Eliminar ubicado en la parte final del registro de la casilla de correo que desea eliminar.
  4. Clic nuevamente en el botón Eliminar para confirmar.

Nota: Si una casilla entrante posee asignada una parametrización, esta no podrá ser eliminada.

Configurar la parametrización de las casillas de correo entrantes

Luego de crear una casilla es necesario parametrizar qué tipificación y prioridad tendrán los casos que se creen a través de esta casilla de correo.

Crear una parametrización de casilla de correo entrante

Para crear una parametrización de producto, motivo, submotivo y prioridad para una casilla de correo entrante se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Navegue al menú Gestión de casillas > Casos por correo.
  2. Seleccione la casilla a la cual le va a realizar la parametrización en el campo Casilla. Este campo lista todas las casillas creadas, pero solo permite seleccionar aquellas que aún no tienen una parametrización asignada.
  3. Seleccione la prioridad que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Prioridad.
  4. Seleccione el producto que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Producto.
  5. Seleccione el motivo que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Motivo.
  6. Seleccione el submotivo que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Submotivo.
  7. Clic en el botón Guardar.

Modificar una parametrización de casilla de correo entrante

Para modificar una parametrización de producto, motivo, submotivo y prioridad para una casilla de correo entrante se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Navegue al menú Gestión de casillas > Casos por correo.
  2. En la parte inferior se podrá visualizar las casillas de correo que ya tienen una parametrización asignada.
  3. Clic en el botón Modificar al final del registro de la casilla a la cual desea modificarle la parametrización asignada.
  4. Seleccione la prioridad que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Prioridad.
  5. Seleccione el producto que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Producto.
  6. Seleccione el motivo que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Motivo.
  7. Seleccione el submotivo que se asignará a los casos que se creen a través de esta casilla en el campo Submotivo.
  8. Clic en el botón Guardar.

Eliminar una parametrización de casilla de correo entrante

Para eliminar una parametrización de producto, motivo, submotivo y prioridad para una casilla de correo entrante se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Navegue al menú Gestión de casillas > Casos por correo.
  2. En la parte inferior se podrá visualizar las casillas de correo que ya tienen una parametrización asignada.
  3. Clic en el botón Eliminar ubicado en la parte final del registro de la casilla de correo que desea eliminarle la parametrización asignada.
  4. Clic nuevamente en el botón Eliminar para confirmar.