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Carga masiva de casos y cuentas

En algunas ocasiones, como parte de la implementación de Be Aware 360, es necesario realizar la carga inicial de casos y cuentas de forma masiva para iniciar la operación con información de los casos y de las cuentas.

Para esto, se ha creado funcionalidades en la herramienta que permitirán realizar la carga masiva de casos y la carga masiva de cuentas. Estas cargas corresponden a una carga inicial de casos nuevos o de cuentas nuevas, más no actualiza información existente en la base de datos.

La carga masiva de casos se puede acceder desde el menu casos/carga masiva y la carga masiva de cuentas desde el menu cliente/carga masiva de cuentas.

A continuación, se detallan las consideraciones y características para la carga masiva de casos y la carga masiva de cuentas:

Consideraciones para las plantillas

A continuación, se detallan las características que se deben tener en cuenta para las plantillas de carga:

El formato del archivo debe ser XLS.
La primera fila del archivo corresponderá a la cabecera.
No se deben modificar los nombres de las cabeceras.
Las columnas de fecha deben ser de formato texto y deben colocarse con el formato AAAA-MM-DD.
Los campos custom que se requiera cargar, deberán ser colocados uno a uno en cada columna.

Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo de la plantilla de carga masiva de casos.

Nota: Abrir el archivo con excel.

Plantilla de carga masiva de Casos

Para preparar la carga de casos, se debe entregar el siguiente formato:

Nombre columna	Obligatoriedad	Descripción/Consideraciones	Ejemplo
CONTACTO	Sí	Identificador del contacto	ID-000000-01
PRODUCTO	Sí	Descripción del Producto	Producto 01
MOTIVO	Sí	Descripción del motivo	Motivo 01
SUBMOTIVO	Sí	Descripción del submotivo	Submotivo 01
ASUNTO	Sí	Asunto o título principal del caso	Descripción del trámite
ORIGEN_CASO	No	El caso quedará identificado con el valor del origen del caso	Portal Web
PRIORIDAD	No	Si la prioridad no existe, el caso se crea sin prioridad	Alta
NOTA	No	Nota inicial o comentario asociado al caso	Nota al caso
ETAPA	No	Si no existe la etapa, se crea en la primera etapa del proceso	Etapa X
USUARIO_ASIGNADO	No	Si el caso no tiene usuario asignado o no existe, el proceso se queda sin “usuario asignado”	Usuario1
ESTADO	No	Si no existe el estado, el caso es creado con estado de “Creado”	Pendiente
CUENTA	No	Debe ser colocado el identificador de la cuenta, si no existe el caso se crea sin cuenta asignada	900262503-10
CF_CAMPO1	No	La cabecera de estos campos siempre debe iniciar con el prefijo “CF_” y concatenando el nombre del campo custom	Valor1
CF_CAMPO2	No	Campo personalizado 2 adicional del caso	Valor2
CF_CAMPO3	No	Campo personalizado 3 adicional del caso	Valor3
CF_CAMPON	No	Campo personalizado n adicional del caso	Valorn

Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo de la plantilla de carga masiva de casos.

Nota: Abrir el archivo con excel.

Plantilla de carga masiva de cuentas

Para preparar la carga de cuentas, se debe entregar el siguiente formato:

Nombre columna	Tamaño	Obligatoriedad	Descripción de columna	Ejemplo
Identificador	String (20)	SI	Código o ID único que identificará a la cuenta en el sistema	ID-0000-01
Razón Social	String (255)	SI	Nombre legal o razón social de la cuenta u organización	Razón Social de prueba 1
Línea de negocio	String (255)	No	Línea de negocio asociada	Línea de negocio 1
Acuerdo	String (20)	No	Clave o descripción del acuerdo comercial aplicable	Acuerdo 1
Representante legal	String (20)	No	Nombre completo del representante legal de la cuenta	Juan Pérez
Dirección	String (255)	No	Domicilio fiscal o comercial de la cuenta	CALLE 9 # 8-74 LOCAL 1
Email	String (4)	No	Correo electrónico de contacto principal	correo@mail.com
Teléfono	String (20)	No	Número telefónico de contacto	3102454332

Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo de la plantilla de carga masiva de cuentas. Nota: Abrir el archivo en Excell.

Códigos de error y advertencias en la carga de casos y cuentas

A continuación, se detallan los códigos de error y advertencias que se pueden presentar al realizar las cargas masivas de contactos y cuentas. Cuando se presentan errores en la carga, el sistema entrega un archivo CSV con los resultados de carga indicando:

Identificador: Corresponde al identificador del contacto o cuenta donde se generó el error o advertencia.
Línea: Corresponde a la línea del archivo donde se generó el error o advertencia.
Clasificación: Indica si se presentó un Error o Advertencia.
- Error: No se carga el registro.
- Advertencia: Se carga el registro pero el valor del campo con advertencia, no se carga.
Mensaje: Muestra el mensaje de error o advertencia.

Códigos de error y advertencias para carga de casos

Clasificación	Mensaje	Significado
ERROR	ASUNTO	Asunto vacío o nulo.
ERROR	ORIGEN CASO	Origen del caso obligatorio para su creación.
WARNING	ETAPA	Etapa no encontrada o no pertenece al proceso.
ERROR	CONTACTO	Contacto obligatorio para creación.
ERROR	PRODUCTO	Producto no encontrado.
ERROR	MOTIVO	Motivo no encontrado.
ERROR	SUBMOTIVO	Submotivo no encontrado.
WARNING	PRIORIDAD	Prioridad no encontrada.

Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo del archivo de resultados de la carga masiva de contactos.

Nota: Abrir el archivo con un editor de texto.

Códigos de error y advertencias para carga de cuentas

Clasificación	Mensaje	Significado
ERROR	Razón Social	Razón social inválida o vacía.
ERROR	Acuerdo	Acuerdo no existe o no coincide.
WARNING	Representante	El representante legal debe esatr registrado como contacto.
ERROR	Identificador	Identificador Inválido o vacío

Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo del archivo de resultados de la carga masiva de cuentas.