Carga masiva de contactos y cuentas
En algunas ocasiones, como parte de la implementación de Be Aware 360, es necesario realizar la carga inicial de contactos y cuentas de forma masiva para iniciar la operación con información de los clientes.
Para esto, se ha creado una funcionalidad en la herramienta que permitirá realizar la carga masiva de contactos y cuentas. Esta carga corresponde a una carga inicial o a contactos y/o cuentas nuevos, más no actualiza información existente en la base de datos.
Inicialmente, esta carga la realiza directamente el equipo de implementación de In Motion y debe ser solicitada a través de un caso en el portal del PUC Servicedesk.
La carga se coordinará para que sea realizada en un horario que no impacte el manejo de cuentas y/o contactos por parte de los agentes o administradores.
A continuación, se detalla el procedimiento que se debe realizar para solicitar la carga masiva de cuentas y contactos:
Crear caso para solicitar la carga masiva de contactos y cuentas
Siempre que sea necesario realizar la carga de contactos y cuentas, es necesario realizar la solicitud a través de un caso al PUC (Punto Único de Contacto) de In Motion en el portal Servicedesk.
El caso se debe crear con la siguiente tipificación:
| Producto | Motivo | Submotivo |
|---|---|---|
| Be Aware 360 | Tareas | Carga masiva de cuentas y contactos |
Una vez creado el caso, el equipo de implementación de In Motion tomará el caso y ejecutará la carga.
Nota: Es indispensable adjuntar las plantillas de carga de cuentas y/o contactos al caso. Estas plantillas se describen a continuación.
Consideraciones para las plantillas
A continuación, se detallan las características que se deben tener en cuenta para las plantillas de carga:
- El formato del archivo debe ser CSV.
- La primera fila del archivo corresponderá a la cabecera.
- No se deben modificar los nombres de las cabeceras.
- Las columnas deberán ir separadas por punto y coma
;. - Los valores de cada columna deberán estar delimitados por comilla doble
“”, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:- El valor del campo puede dañar la estructura del CSV. Por ejemplo, ingresar un
;en el valor. - El valor del campo es nulo o vacío.
- Para las columnas que contengan más de un valor, deberán ir separados por pipe
|. - La codificación del archivo debe ser UTF-8.
Nota: En la creación de contactos de forma masiva no se considera el envío automático de correos. Esto para evitar problemas en la reputación del servidor de correo al realizar envíos masivos a contactos desconocidos.
Plantilla de carga masiva de contactos
Para preparar la carga de contactos, se debe entregar el siguiente formato:
| Nombre columna | Tipo de dato | Obligatoriedad | Descripción de columna | Ejemplo |
|---|---|---|---|---|
| IDENTIFICADOR | String (20) | Sí | Identificador único del contacto (RUT\DNI\Cédula). El identificador es único por instancia, es decir, no se puede repetir. | 99458632-9 |
| NOMBRE | String (100) | Sí | Nombre del contacto | Juan |
| APELLIDO | String (100) | Sí | Apellido del contacto | Pérez |
| CORREO_PERSONAL | String (100) | Sí | Correo electrónico principal del contacto. Se debe enviar al menos un correo electrónico para el contacto, ya sea, personal, trabajo u otro.\\El correo electrónico es único por instancia, es decir, no se puede repetir. | juan.perez@correopersonal.com |
| CORREO_TRABAJO | String (100) | No | Correo electrónico laboral del contacto. Se debe enviar al menos un correo electrónico para el contacto, ya sea, personal, trabajo u otro.\\El correo electrónico es único por instancia, es decir, no se puede repetir. | juan.perez@correolaboral.com |
| CORREO_OTRO | String (100) | No | Correo electrónico otro del contacto. Se debe enviar al menos un correo electrónico para el contacto, ya sea, personal, trabajo u otro.\\El correo electrónico es único por instancia, es decir, no se puede repetir. | juan.perez@correootro.com |
| GRUPO | String | Sí | Indica los grupos asociados al Contacto. El valor ingresado debe corresponder con el nombre del grupo creado en BA360. Si existe más de un grupo, los valores deben estar separados por pipe |.Si no se envía ningún valor o el valor es inválido, se entrega ERROR y no se carga el registro. | Grupo1|Grupo2|Grupo3 |
| TEL_PERSONAL | String (20) | No | Teléfono principal del contacto. Soporta números. Soporta símbolo +. Soporta símbolo (). Mínimo 8 caracteres. Máximo 20 caracteres. | +56(9)82774512 |
| TEL_TRABAJO | String (20) | No | Teléfono del trabajo del contacto. Soporta números. Soporta símbolo +. Soporta símbolo (). Mínimo 8 caracteres. Máximo 20 caracteres. | +56(9)82774512 |
| TEL_OTRO | String (20) | No | Teléfono otro del contacto. Soporta números. Soporta símbolo +. Soporta símbolo (). Mínimo 8 caracteres. Máximo 20 caracteres. | +56(9)82774512 |
| TITULO | String (100) | No | Cargo del contacto. | Ingeniero en Jefe |
| DIRECCION | String (250) | No | Dirección del contacto. | Av. Darlic 9866 – Piso 2 |
| ACUERDO | String (20) | No | Acuerdo asociado al contacto. El valor ingresado debe corresponder al nombre del acuerdo existente en BA360. | SLA 24H |
| FECHA_NAC | String | No | Fecha de nacimiento del contacto. Formato DD-MM-AAAA | 22-05-2000 |
| ID_FACEBOOK | String (100) | No | Id de Facebook del contacto. | Juan Pérez |
| ID_TWITTER | String (100) | No | Id de Twitter del contacto. | @juanperez |
| ID_INSTAGRAM | String (100) | No | Id de Instagram del contacto. | @juanperez |
| CF_CAMPOPERSONALIZADO | (Número, Fecha, String) | No | Campo personalizado del contacto. No se realiza validación de formato, tipo ni obligatoriedad de Campos personalizados. Nota: Si se desea cargar un campo personalizado, se debe agregar el prefijo CF_ seguido del nombre del campo creado en la plataforma BA360 en mayúsculas. Por ejemplo: CF_FECHACONTRATO. El formato para los campos de tipo fecha es AAAA-MM-DD. | 2020-05-22 |
Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo de la plantilla de carga masiva de contactos.
Nota: Abrir el archivo con un editor de texto.
Plantilla de carga masiva de cuentas
Para preparar la carga de cuentas, se debe entregar el siguiente formato:
| Nombre columna | Tipo de dato | Obligatoriedad | Descripción de columna | Ejemplo |
|---|---|---|---|---|
| IDENTIFICADOR | String (20) | Sí | Identificador único de la cuenta (RUT\DNI\RUC). El identificador es único por instancia, es decir, no se puede repetir. | 900232989-1 |
| RAZON_SOCIAL | String (255) | Sí | Razón Social de la cuenta. | Soft Technologies S.A. |
| GIRO | String (200) | No | Nombre del giro o actividad económica de la cuenta. | Tecnología de la Información |
| ACUERDO | String (20) | Sí | Acuerdo asociado a la cuenta. El valor ingresado debe corresponder al nombre del acuerdo existente en BA360. | SLA 24H. |
| REPRESENTANTE | String (20) | No | Representante Legal de la cuenta. Se debe ingresar el “Identificador” del contacto existente en BA360 que será el representante legal de la cuenta. El representante se insertará como contacto de la cuenta. | 25264669-9 |
| DIRECCION | String (255) | No | Dirección de la cuenta. | Av. Darlic 9866 – Piso 2 |
| CORREO | String (45) | No | Correo electrónico de la cuenta. | contacto@soft.com |
| TELEFONO | String (20) | No | Teléfono de la cuenta. Soporta números. Soporta símbolo +. Soporta símbolo (). Mínimo 8 caracteres. Máximo 20 caracteres. | +562244885569 |
| PAGINA | String (100) | No | URL página web de la cuenta. | http://www.softtech.com |
| ID_FACEBOOK | String (100) | No | ID de Facebook de la cuenta. | SoftTech |
| ID_TWITTER | String (100) | No | ID de Twitter de la cuenta. | @softtech |
| ID_INSTRAGRAM | String (100) | No | ID de Instagram de la cuenta. | @softtech |
| MIEMBROS | String | No | Contactos asociados a la cuenta como miembros. Indica los contactos asociados a la cuenta. El valor ingresado debe corresponder con el Identificador del Contacto existente en BA360. Si existe más de un Contacto a asociar, los valores deben estar separador por pipe |.Si no se envía ningún valor, no se asignarán contactos a la cuenta, salvo el Representante Legal. | 28956632-8|14855698-7|1233665 |
| CF_CAMPOPERSONALIZADO | (Número, Fecha, String) | No | Campo personalizado de la cuenta. No se realiza validación de formato, tipo ni obligatoriedad de Campos personalizados. Nota: Si se desea cargar un campo personalizado, se debe agregar el prefijo CF_ seguido del nombre del campo creado en la plataforma BA360 en mayúsculas. Por ejemplo: CF_CANTIDAD_SUCURSALES. El formato para los campos de tipo fecha es AAAA-MM-DD. | 2 |
Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo de la plantilla de carga masiva de cuentas. Nota: Abrir el archivo con un editor de texto.
Códigos de error y advertencias en la carga de contactos y cuentas
A continuación, se detallan los códigos de error y advertencias que se pueden presentar al realizar las cargas masivas de contactos y cuentas. Cuando se presentan errores en la carga, el sistema entrega un archivo CSV con los resultados de carga indicando:
- Identificador: Corresponde al identificador del contacto o cuenta donde se generó el error o advertencia.
- Línea: Corresponde a la línea del archivo donde se generó el error o advertencia.
- Clasificación: Indica si se presentó un Error o Advertencia.
- Error: No se carga el registro.
- Advertencia: Se carga el registro pero el valor del campo con advertencia, no se carga.
- Mensaje: Muestra el mensaje de error o advertencia.
Códigos de error y advertencias para carga de contactos
| Clasificación | Mensaje | Significado |
|---|---|---|
| ERROR | Identificador ya existe para Contacto | Ya existe otro contacto con ese mismo Identificador. |
| ERROR | Identificador ya existe para Cuenta | Ya existe una cuenta con ese mismo Identificador. |
| ERROR | No existe correo válido para registrar el contacto | Indica que no se ingresó ningún valor en los 3 tipos de correo o ya existe un contacto con ese mismo correo. |
| ERROR | Nombre inválido o vacío | Indica que el nombre y/o apellido del contacto viene vacío. |
| ERROR | Identificador inválido o vacío | Indica que el identificador del contacto viene vacío. |
| ERROR | Grupo(s) inválido(s) o vacío(s) | Indica que no hay grupos válidos o vienen grupos vacíos. |
| ERROR | Error de forma o estructura revisar separador de columnas (;) y comillas dobles para campos vacíos | Indica algún error en la estructura del archivo o se han enviado campos vacíos sin comillas dobles. |
| ERROR | Error de forma del archivo, revisar separador de columnas (;) - {MENSAJE SERVIDOR} -CARGA INTERRUMPIDA- | Indica algún error en la estructura o datos del archivo que generó una falla a nivel de base de datos. Se muestra el error que retorna el servidor y se interrumpe la carga. |
| WARNING | Correo Personal inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de correo electrónico inválido o viene vacío. |
| WARNING | Correo Trabajo inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de correo electrónico inválido o viene vacío. |
| WARNING | Correo Otro inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de correo electrónico inválido o viene vacío. |
| WARNING | Correo Personal ya existe en BeAware | Ya existe otro contacto con ese mismo correo electrónico. |
| WARNING | Correo Trabajo ya existe en BeAware | Ya existe otro contacto con ese mismo correo electrónico. |
| WARNING | Correo Otro ya existe en BeAware | Ya existe otro contacto con ese mismo correo electrónico. |
| WARNING | Teléfono Personal inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de teléfono inválido o viene vacío. |
| WARNING | Teléfono Trabajo inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de teléfono inválido o viene vacío. |
| WARNING | Teléfono Otro inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de teléfono inválido o viene vacío. |
| WARNING | Acuerdo no existe o no coincide | Indica que el nombre del acuerdo no se encontró en la instancia. |
| WARNING | Fecha Nacimiento inválida | Indica que el formato de fecha de nacimiento no corresponde al correcto DD-MM-AAAA. |
Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo del archivo de resultados de la carga masiva de contactos.
Nota: Abrir el archivo con un editor de texto.
Códigos de error y advertencias para carga de cuentas
| Clasificación | Mensaje | Significado |
|---|---|---|
| ERROR | Identificador ya existe para Cuenta | Ya existe otra cuenta con ese mismo Identificador. |
| ERROR | Identificador ya existe para Contacto | Ya existe un contacto con ese mismo Identificador. |
| ERROR | Acuerdo no existe o no coincide | Indica que el nombre del acuerdo no se encontró en la instancia. |
| ERROR | Acuerdo inválido o vacío | Indica que el nombre del acuerdo viene vacío. |
| ERROR | Identificador inválido o vacío | Indica que el identificador viene vacío. |
| ERROR | Razon Social inválida o vacía | Indica que la razón social viene vacía. |
| ERROR | Error de forma o estructura revisar separador de columnas (;) y comillas dobles para campos vacíos | Indica algún error en la estructura del archivo o se han enviado campos vacíos sin comillas dobles. |
| ERROR | Error de forma del archivo, revisar separador de columnas (;) - {MENSAJE SERVIDOR} -CARGA INTERRUMPIDA- | Indica algún error en la estructura o datos del archivo que generó una falla a nivel de base de datos. Se muestra el error que retorna el servidor y se interrumpe la carga. |
| WARNING | Representante Legal no registrado como Contacto | Indica que el contacto no se encuentra creado en la instancia. |
| WARNING | Correo Cuenta inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de correo electrónico inválido o viene vacío. |
| WARNING | Teléfono Cuenta inválido o vacío | Indica que se ha enviado un formato de teléfono inválido o viene vacío. |
| WARNING | Giro inválido o vacío | Indica que el giro viene vacío. |
| WARNING | Dirección inválida o vacía | Indica que la dirección viene vacía. |
| WARNING | No existen Contactos relacionados a la Cuenta | Indica que no se han insertado contactos asociados a la cuenta. |
Descargar plantilla: Clic aquí para descargar un ejemplo del archivo de resultados de la carga masiva de cuentas.
Nota: Abrir el archivo con un editor de texto.