Configuración de catálogo de documentos

Los Catálogos de documentos en BeAware 360 funcionan como contenedores de archivos. Permiten agrupar y gestionar distintos tipos de archivos (por ejemplo: PDF, DOCX, XLSX, imágenes, etc.) en un único lugar. Estos catálogos se pueden asociar posteriormente a los pasos de un proceso mediante el campo Documentos adjuntos (Obligatorios). Esta funcionalidad permite establecer qué archivos deben estar disponibles o ser requeridos en determinadas etapas del flujo de trabajo.

Para crear un nuevo tipo de documento en el catálogo:

1. Dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar la opción Catálogo de documentos.
2. En la sección Crear tipo de documento, completar los siguientes campos:
   1. Tipo de documento: Ingresar el nombre que identificará este tipo de archivo.
   2. Extensiones permitidas: Especificar una o varias extensiones que se podrán subir para este tipo.
      Nota: Las extensiones admitidas incluyen: rar, zip, ppt, pptx, pdf, doc, docx, xls, xlsx, txt, mp4, jpg, jpeg, png, gif, svg, csv, vsdx, vsd, xlsm, msg, wav, ovpn, eml, jiff, heic
   3. Agregue los metadatos del tipo de documento como pares de Clave y Valor.
3. Hacer clic en el botón Guardar.

Nota: El catálogo se muestra ordenado alfabéticamente por tipo de documento, tanto en esta pantalla como en el selector de tipo de documento al adjuntar un archivo.

Nota: los tipos definidos acá son los que aparecen como documentos obligatorios y opcionales al configurar una tipificación. Ver Tipificación.

Para editar un tipo de documento existente en el catálogo:

1. Dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar la opción Catálogo de documentos.
2. Hacer clic en el botón Modificar de un catálogo ya existente.
3. Realizar los cambios necesarios en los mismos campos utilizados durante la creación:
   1. Tipo de documento
   2. Extensiones permitidas
4. Hacer clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.

Para eliminar un tipo de documento del catálogo:

1. Dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar la opción Catálogo de documentos.
2. Hacer clic en el botón Eliminar correspondiente al tipo de documento que se desea borrar.
3. Confirmar la acción haciendo clic nuevamente en el botón Eliminar.