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Plantillas de Mensajes
El módulo de Plantillas de Mensajes permite configurar una o más plantillas para cada uno de los canales operativos disponibles en Be Aware Outbound. Las plantillas permiten definir el estilo, la imagen y las características de las comunicaciones que recibirán los contactos, manteniendo la identidad de marca y los lineamientos de comunicación establecidos por cada organización.
Para cada canal, el módulo permite realizar las siguientes operaciones:
- Crear: permite registrar nuevas plantillas de mensajes.
- Editar: permite modificar la configuración y el contenido de una plantilla existente.
- Clonar: permite generar una nueva plantilla a partir de una plantilla existente, reutilizando su configuración y modificando los elementos necesarios.
- Eliminar: permite eliminar plantillas existentes.
- Previsualizar: permite visualizar el mensaje final tal como lo recibiría el contacto de la notificación.
Toda nueva plantilla debe pasar por un proceso de revisión y aprobación antes de poder utilizarse en producción.
Funcionalidades de las plantillas
Creación y edición
El módulo permite crear y mantener plantillas para los distintos canales de comunicación disponibles. Durante su configuración se define el contenido del mensaje y las características necesarias para su presentación en el canal correspondiente.
Las plantillas pueden modificarse posteriormente mediante la funcionalidad de edición.
Clonación de plantillas
La funcionalidad de clonación permite crear nuevas plantillas tomando como referencia una plantilla existente.
Esta opción facilita la reutilización de configuraciones y contenidos, evitando tener que crear una plantilla desde cero. Una vez clonada, la nueva plantilla puede modificarse según las necesidades de la comunicación.
Previsualización del mensaje
Cada plantilla dispone de una funcionalidad de previsualización que permite visualizar el resultado final del mensaje, tal como lo recibirá el contacto destinatario.
Esta funcionalidad facilita la validación del contenido y su presentación antes de utilizar la plantilla.
Log de auditoría e historial de versiones
Cada plantilla cuenta con un registro de auditoría que permite consultar el historial de cambios realizados.
Esta funcionalidad proporciona trazabilidad sobre las modificaciones efectuadas en las plantillas y permite revisar su historial de versiones.
Plantillas por canal
Be Aware Outbound permite administrar plantillas para los siguientes canales de comunicación:
- Plantillas SMS
- Plantillas Email
- Plantillas Whatsapp
Plantillas SMS
Permite configurar las plantillas de mensajes de texto (SMS) que serán utilizadas para las notificaciones enviadas a través de este canal.
El módulo dispone de funcionalidades para:
- Consultar las plantillas SMS existentes.
- Crear y editar plantillas.
- Ver los comentarios realizados por los usuarios que configuran las plantillas.
- Consultar el log de auditoría y el historial de versiones.
- Previsualizar el mensaje según la plantilla configurada y realizar envíos de prueba.
Plantillas Email
Permite configurar las plantillas de Email utilizadas para las comunicaciones salientes.
El módulo dispone de funcionalidades para:
- Consultar las plantillas de Email existentes.
- Crear y editar plantillas.
- Ver los comentarios realizados por los usuarios que configuran las plantillas.
- Consultar el log de auditoría y el historial de versiones.
- Previsualizar el mensaje según la plantilla configurada y realizar envíos de prueba.
Plantillas WhatsApp
Permite configurar las plantillas de mensajes que serán utilizadas para las notificaciones enviadas a través de WhatsApp.
El módulo dispone de funcionalidades para:
- Consultar las plantillas de WhatsApp existentes.
- Crear y editar plantillas.
- Ver los comentarios realizados por los usuarios que configuran las plantillas.
- Consultar el log de auditoría y el historial de versiones.
- Previsualizar el mensaje según la plantilla configurada y realizar envíos de prueba.
Revisión y Aprobación de plantillas
El módulo de Revisión y Aprobación de Plantillas permite controlar y validar las plantillas creadas en Be Aware Outbound antes de que sean utilizadas en producción.
Todas las plantillas, después de su creación, deben pasar por un proceso de revisión y aprobación por parte de las áreas correspondientes de la organización.
Este proceso tiene como objetivo garantizar que las comunicaciones cumplan con los lineamientos establecidos en cuanto a:
- Lenguaje utilizado.
- Tono del mensaje.
- Imagen de marca.
- Protocolos de comunicación.
- Políticas internas de la organización.
Perfiles y permisos
La revisión y aprobación de plantillas está disponible para los usuarios que cuentan con el perfil habilitado para realizar estas acciones.
Estos usuarios pueden acceder a las plantillas pendientes de revisión y ejecutar las siguientes acciones:
- Aprobar: permite aprobar una plantilla luego de su revisión.
- Rechazar: permite rechazar una plantilla cuando no cumple con los lineamientos establecidos.
Revisión de plantillas
Los usuarios autorizados pueden acceder a la plantilla correspondiente para revisar su contenido y validar que cumpla con los criterios definidos por la organización.
Durante este proceso también pueden consultar los comentarios registrados previamente por otros usuarios, los cuales se van acumulando como antecedentes para facilitar la evaluación y la toma de decisiones.
La revisión permite verificar que el contenido y la presentación de la comunicación sean adecuados antes de autorizar su utilización.
Estados de las plantillas
Las plantillas de Be Aware Outbound pasan por un ciclo de estados que permite controlar su creación, revisión, aprobación y disponibilidad para su utilización.
Cada estado representa una etapa del proceso y determina las acciones que pueden realizarse sobre la plantilla.
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Estado inicial de una plantilla recién creada o que ha sido devuelta para su modificación. En esta etapa, la plantilla puede ser editada antes de enviarse a revisión. |
| Validación | Estado en el que se encuentra una plantilla que ha sido enviada a revisión. En esta etapa, los usuarios autorizados evalúan su contenido y verifican que cumpla con los lineamientos establecidos. |
| Aprobado | Estado asignado a una plantilla que ha superado satisfactoriamente el proceso de revisión. Una vez aprobada, puede activarse para su utilización. |
| Rechazado | Estado asignado a una plantilla que no ha superado la revisión o aprobación. Puede ser enviada nuevamente a Borrador para realizar los ajustes correspondientes o eliminarse. |
| Activo | Estado de una plantilla que ha sido aprobada y activada. Representa una plantilla habilitada para ser utilizada en el proceso de envío de notificaciones. |
| Inactivo | Estado de una plantilla que anteriormente estuvo activa, pero que ha sido desactivada. No se encuentra disponible para su utilización, aunque puede volver a activarse. |
| Eliminado | Estado asignado a una plantilla que ha sido eliminada del flujo operativo. Puede enviarse nuevamente a Borrador, según las acciones disponibles en el sistema. |
El flujo de estados por los que pueden transitar las plantillas se encuentra diagramado en el siguiente gráfico.
Importante: Una plantilla puede ser utilizada para el envío de notificaciones únicamente cuando se encuentra en estado Activo. Las plantillas en cualquier otro estado no están habilitadas para su utilización.
Comentarios y trazabilidad
Durante el proceso de revisión y aprobación, los usuarios autorizados pueden consultar los comentarios que otros usuarios hayan registrado previamente sobre la plantilla.
Estos comentarios permiten mantener los antecedentes de las observaciones realizadas y aportan información para evaluar si corresponde aprobar o rechazar la plantilla.
Consideraciones generales
- Todas las plantillas nuevas deben pasar por un proceso de revisión y aprobación antes de su utilización en producción.
- La revisión debe ser realizada por las áreas correspondientes de la organización.
- Únicamente los usuarios que cuenten con el perfil habilitado pueden aprobar o rechazar plantillas.
- Los usuarios autorizados pueden consultar los comentarios registrados durante el proceso de revisión.
- El proceso busca garantizar que las comunicaciones cumplan con los lineamientos de lenguaje, tono, imagen de marca, protocolos y políticas de comunicación de la organización.