====== Actividades programadas ======

Las Actividades programadas en Be Aware 360 es una funcionalidad que permite a las organizaciones planear y asignar las actividades que los agentes en campo deban realizar en distintas ubicaciones o en la oficina.

Esta funcionalidad tiene varios frentes a tener en cuenta:

  * [[actividadesprogramadas#Configuración del módulo de Actividades programadas|Configuración del módulo de Actividades programadas]]
  * [[actividadesprogramadas#Programación y asignación de actividades por el Despachador|Programación y asignación de actividades por el Despachador]]
  * [[actividadesprogramadas#Programación y asignación de actividades por el Agente de atención de casos|Programación y asignación de actividades por el Agente de atención de casos]]
  * [[actividadesprogramadas#Ejecución de las actividades por el Agente en campo|Ejecución de las actividades por el Agente en campo]]

===== Configuración del módulo de Actividades programadas =====

Para usar la funcionalidad de Actividades programadas es necesario que el Administrador de la instancia realice la configuración inicial del módulo.

Para realizar la configuración inicial del módulo, es necesario realizar los siguientes pasos en el orden definido:

  - [[actividadesprogramadas#Definir los parámetros de Actividades programadas|Definir los parámetros de Actividades programadas]]
  - [[actividadesprogramadas#Crear roles para Actividades programadas y asignar permisos|Crear roles para Actividades programadas y asignar permisos]]
  - [[actividadesprogramadas#Configurar un horario laboral para el rol de agente en campo|Configurar un horario laboral para el rol de agente en campo]]
  - [[actividadesprogramadas#Crear y asignar grupos a los usuarios|Crear y asignar grupos a los usuarios]]
  - [[actividadesprogramadas#Configurar los tipos de actividades programadas|Configurar los tipos de actividades programadas]]
  - [[actividadesprogramadas#Configurar los estados de actividades programadas|Configurar los estados de actividades programadas]]

==== Definir los parámetros de Actividades programadas ====

En el menú de **Otros** > **Lista de parámetros** es posible definir si la plataforma debe solicitar obligatorio asociar una actividad programada a un caso.

Dependiendo del valor que se indique en el parámetros, Be Aware 360 podría solicitar asociar un caso a una Actividad programada.

Para más información sobre los parámetros de Actividades programadas, haga clic [[parametrosdeconfiguracion#parametros_de_actividades_programadas|aquí]].

==== Crear roles para Actividades programadas y asignar permisos ====

Existen 4 roles que se utilizan dentro del módulo de Actividades programadas:

  * **Rol Administrador:** Este rol tiene la responsabilidad de configurar el módulo de Actividades programadas.
  * **Rol Despachador:** Este rol tiene la responsabilidad de crear, asignar y monitorear las actividades programadas de los Agentes en campo.
  * **Rol Agente en campo: ** Este rol tiene la responsabilidad de ejecutar las actividades programadas que le han sido asignadas y crear actividades programadas a su nombre.
  * **Rol Agente de atención de casos: ** Este rol puede crear actividades programadas desde la gestión de sus casos.

Cada rol tiene permisos específicos que deben ser configurados por el Administrador de la instancia. A continuación, se detallan los permisos por cada rol:

^ Rol                                              ^ Permiso                                     ^ Descripción permiso ^
^ Administrador                          | Actividades Programadas      | Habilita el menú principal de Actividades programadas. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar** y **Ver**. |
^ :::                                                 | AP Configuración                     | Habilita el menú principal de configuración de Actividades programadas. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar**, **Eliminar** e **Inicio**. |
^ :::                                                 | AP Tipo Actividades                 | Habilita La vista de **Tipo actividad** que permite crear los tipos de actividades programadas. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar** y  **Eliminar**. |
^ :::                                                 | AP Estados                                | Habilita La vista de **Estados** que permite crear los estados de las actividades programadas. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar** y  **Eliminar**. |
^ Despachador                            | Actividades Programadas       | Habilita el menú principal de Actividades programadas donde el Despachador podrá gestionar las actividades de los Agentes en campo. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar**, **Eliminar** e **Inicio**. |
^ :::                                                 | Despachador                             | Permite asignar una actividad programada.  \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar** y  **Eliminar**. |
^ Agente en campo                    | Actividades Programadas | Habilita el menú principal de Actividades programadas. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar** e **Inicio**. |
^ :::                                                 | Mis Actividades Programadas | Habilita la vista de actividades programadas para que el Agente en campo pueda visualizar las actividades programadas que tiene asignadas. Podrá filtrar por fecha y visualizar las actividades que tiene asignadas y que ha finalizado. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar**, **Eliminar** e **Inicio**. |
^ :::                                                 | Mi Calendario                             | Habilita la vista de calendario para que el Agente en campo pueda visualizar su calendario con las actividades programadas que tiene asignadas. Podrá filtrar por año, mes semana y día e ingresar a visualizar el detalle de la actividad asignada. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar** y **Eliminar**. |
^ Agente de atención de casos | AP Desde Caso                          | Permite que los agentes de atención de casos puedan ingresar a la pestaña **Actividades programadas** dentro de un caso y consultar y/o crear actividades programadas. \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear**, **Modificar** y/o **Eliminar**. |
^ :::                                                 | Despachador                             | Permite la asignación de la Actividad Programada a un Agente en Campo desde el caso.  \\ Se deben habilitar las opciones de **Listar**, **Ver**, **Crear** y **Modificar**. |

Para más información sobre roles y cómo asignar los permisos a los roles, haga clic [[gestiondeusuarios#Roles|aquí]].

==== Configurar un horario laboral para el rol de agente en campo ====

El rol de Agente en campo necesita tener asignado un horario laboral para que, al momento de asignar una Actividad programada a un agente, el calendario con las fechas y horas disponibles se liste de acuerdo con el horario laboral definido para el rol.

Si el rol del Agente en campo no tiene asignado un horario laboral, al momento de asignar una Actividad programada la plataforma tomará el horario laboral por defecto definido en el sistema.

Para conocer cómo se pueden parametrizar horarios laborales, haga clic [[parametrosdeconfiguracion#horarios_slo|aquí]].

Para conocer cómo asignar un horario laboral a un rol, haga clic [[gestiondeusuarios#roles|aquí]].

==== Crear y asignar grupos a los usuarios ====

Los grupos son importantes en el módulo de Actividades programadas dado que tanto el Despachador como el Agente en campo deben pertenecer a los mismos grupos para que las actividades programadas puedan ser asignadas.

Para el módulo de Actividades programadas, la tipificación asociada a los Grupos no tiene relevancia, pero sí los miembros que pertenecen a los grupos.

Cuando se asigna una actividad programada, lo primero que se selecciona es un Grupo al cual pertenece el usuario que está asignando la actividad, luego el sistema listará los usuarios que pertenecen al Grupo que tengan el permiso habilitado para **Mis Actividades Programadas**.

**Nota:** Si un **Despachador** no pertenece a ningún grupo:
  * Solo podrá ver las Actividades sin asignar.
  * No puede asignar Actividades programadas.

**Nota:** Si un **Agente en campo** no pertenece a ningún grupo:
  * No puede asignarse la actividad programada al crearla.

Para más información sobre la creación de grupos, haga clic [[gestiondeusuarios#grupos|aquí]].

Para conocer sobre cómo asignar grupos a los usuarios, haga clic [[gestiondeusuarios#creacion_de_usuarios|aquí]].

==== Configurar los tipos de actividades programadas ====

Los tipos de actividades programadas permiten clasificar las actividades según la tarea a realizar. Cada tipo de actividad puede tener un color y una duración asignada.

Esto permitirá que al momento de crear una Actividad programada y seleccionar de qué tipo es, el tiempo de duración de la actividad sea propuesta por el sistema al momento de seleccionar la fecha y hora de inicio de la misma.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_tipo_actividad.png?nolink |}}

=== Crear un tipo de actividad programada ===

Para crear un tipo de actividad programada, realice los siguientes pasos:

  - Navegue al menú **Actividades programadas** > **Configuración ** > **TIPO ACTIVIDAD**.
  - Agregue el nombre del tipo de actividad en el campo **Nombre**.
  - Seleccione el color que le asignará al tipo de actividad de la paleta de colores disponible, en el campo **Color**. Este color se visualizará en las bandejas de actividades.
  - Agregue la duración en minutos que tomará realizar este tipo de actividad en el campo **Duración (minutos)**.
  - Clic en el botón **Guardar**.

=== Modificar un tipo de actividad programada ===

Para modificar un tipo de actividad, realice los siguientes pasos:

  - Navegue al menú **Actividades programadas** > **Configuración** > **TIPO ACTIVIDAD**.
  - Clic en el botón **Modificar** en la parte derecha del registro del tipo de actividad que desea modificar.
  - Modifique el nombre en el campo **Nombre**.
  - Si desea modificar el color del tipo de actividad, seleccione el color de la paleta de colores disponible, en el campo **Color**. Este color se visualizará en las bandejas de actividades.
  - Modifique la duración que tomará realizar este tipo de actividad en el campo **Duración (minutos)**.
  - Clic en el botón **Guardar**.

=== Eliminar un tipo de actividad programada ===

Para eliminar un tipo de actividad, realice los siguientes pasos:

  - Navegue al menú **Actividades programadas** > **Configuración** > **TIPO ACTIVIDAD**.
  - Clic en el botón **Eliminar** en la parte derecha del registro del tipo de actividad que desea eliminar.
  - Clic nuevamente en el botón **Eliminar** para confirmar la eliminación del registro.

==== Configurar los estados de actividades programadas ====

Los estados de las actividades programadas permiten identificar en qué estado se encuentra una actividad.

Existen tres tipos de estado para Actividades programadas en Be Aware 360:

  * **Abierto**: Este tipo de estado indica que una actividad ha sido creada y aún no se ha cerrado en el sistema.
  * **En espera**: Este tipo de estado se utiliza para indicar que una actividad está en espera para ser completada.
  * **Cerrado**: Este tipo de estado indica que una actividad está finalizada en el sistema.

Al entregar una instancia nueva de Be Aware 360, vienen creados 4 estados por defecto, sin embargo, estos puedes ser modificados o eliminados. Así mismo, se pueden crear nuevos estados.

**Nota:** Es importante verificar que los estados creados cumplan con las siguientes condiciones:
  * Tener un estado por cada tipo (Abierto, En espera y Cerrado)
  * Tener un estado de tipo Abierto por defecto. Este se usa al momento de crear una actividad.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_estados.png?nolink |}}

=== Crear un estado de actividad programada ===

Para crear un estado de una actividad programada, realice los siguientes pasos:

  - Navegue al menú **Actividades programadas** > **Configuración ** > **ESTADO**.
  - Agregue el nombre del estado en el campo **Descripción**.
  - Seleccione el tipo que le asignará al estado de la actividad, en el campo **Tipo**.
  - Seleccione si el estado corresponde a un estado por defecto, en el campo **Default**.
  - Clic en el botón **Guardar**.

=== Modificar un estado de actividad programada ===

Para modificar un estado de una actividad, realice los siguientes pasos:

  - Navegue al menú **Actividades programadas** > **Configuración** > **ESTADO**.
  - Clic en el botón **Modificar** en la parte derecha del registro del estado que desea modificar.
  - Modifique el nombre del estado en el campo **Descripción**.
  - Seleccione el tipo que le asignará al estado de la actividad, en el campo **Tipo**.
  - Seleccione si el estado corresponde a un estado por defecto, en el campo **Default**.
  - Clic en el botón **Guardar**.

=== Eliminar un estado de actividad programada ===

Para eliminar un estado de una actividad, realice los siguientes pasos:

  - Navegue al menú **Actividades programadas** > **Configuración** > **ESTADO**.
  - Clic en el botón **Eliminar** en la parte derecha del registro del estado que desea eliminar.
  - Clic nuevamente en el botón **Eliminar** para confirmar la eliminación del registro.

===== Programación y asignación de actividades por el Despachador =====

El rol de Despachador en Actividades programadas de Be Aware 360 se encarga de crear, asignar y monitorear las actividades creadas a los agentes en campo que pertenecen a su grupo.

A continuación, se detallan las acciones que puede hacer el Despachador:

==== Visualizar actividades por el Despachador ====

El Despachador tiene acceso a una página principal donde puede hacer seguimiento de las actividades asignadas a los agentes de su grupo. Esta página contiene varias vistas:

=== Vista general ===

Esta vista muestra las actividades que están asignadas a los agentes en campo según el grupo al que pertenecen y las actividades que los agentes en campo han finalizado según el filtro de fechas seleccionado. 

Para ingresar a la vista se debe navegar al menú **Actividades programadas** > **Actividades programadas** > **Vista general**.

**Nota:** Solo se muestran los grupos a los que el Despachador pertenece.

En la vista el Despachador puede:

  * Filtrar por un rango de fechas.
  * Filtrar por el tipo de tarea (Si es una actividad en **Terreno** o una actividad en **Oficina**)
  * Visualizar los grupos a la izquierda de la pantalla.
    * Para visualizar las actividades de un técnico en específico, se debe dar clic sobre el nombre del grupo y luego dar clic sobre el nombre del agente.
    * En la parte derecha de la pantalla se mostrará la actividad asignada al agente.
  * Exportar las actividades
    * Para exportar las actividades, se debe hacer clic en el botón **Exportar** y luego seleccionar **Excel**.
    * El sistema exportará los datos de las actividades en un archivo de Excel para ser guardado.
  * Visualizar las actividades asignadas y finalizadas del técnico seleccionado.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_vistageneral.png?nolink |}}

=== Vista diaria ===

Esta vista muestra las actividades que están asignadas a los agentes en campo según el día seleccionado. La vista muestra solo un día a la vez. 

Para ingresar a la vista se debe navegar al menú **Actividades programadas** > **Actividades programadas** > **Vista diaria**.

En la vista el Despachador puede:

  * Filtrar por un día específico.
  * Filtrar por el tipo de tarea (Si es una actividad en **Terreno** o una actividad en **Oficina**)
  * Visualizar las actividades que los agentes tienen asignadas para el día específico y el rango horario de cada actividad.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_vistadiaria.png?nolink |}}

=== Vista mapa ===

Esta vista muestra las actividades que están asignadas a los agentes en campo que tienen actividades en terreno, es decir, que deben desplazarse a alguna dirección específica para ejecutar dicha actividad.

Las actividades se pueden visualizar en un mapa dependiendo de las direcciones asociadas a cada actividad.

Para ingresar a la vista se debe navegar al menú **Actividades programadas** > **Actividades programadas** > **Vista mapa**.

En la vista el Despachador puede:

  * Filtrar por un rango de fechas.
  * Filtrar por el tipo de tarea (Si es una actividad en **Terreno** o una actividad en **Oficina**)
  * Visualizar los grupos a la izquierda de la pantalla.
    * Para visualizar las actividades de un técnico en específico, se debe dar clic sobre el nombre del grupo y luego dar clic sobre el nombre del agente.
    * En la parte derecha de la pantalla se mostrará la actividad asignada al agente en un mapa según la dirección ingresada para cada actividad.
  * Visualizar las actividades asignadas del técnico seleccionado.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_vistamapa.png?nolink |}}

=== Actividades sin asignar ===

Esta vista muestra las actividades que están pendientes de ser asignadas a los agentes.

Para ingresar a la vista se debe navegar al menú **Actividades programadas** > **Actividades programadas** > **Actividades sin Asignar**.

Ingrese a [[actividadesprogramadas#Asignar actividades por el Despachador|Asignar actividades por el Despachador]] para conocer el detalle sobre cómo asignar actividades por el Despachador.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_actsinasignar.png?nolink |}}

=== Vista calendario ===

Esta vista muestra las actividades que están asignadas a los agentes en campo desde una vista tipo calendario en la cual se pueden visualizar las actividades por día, semana, mes y año.

A medida que se aumenta el rango a Mes o año, indica la cantidad de actividades que tiene asignadas un técnico.

Para ingresar a la vista se debe navegar al menú **Actividades programadas** > **Actividades programadas** > **Vista calendario**.

En la vista el Despachador puede:

  * Filtrar por un rango de fechas.
  * Visualizar los grupos a la izquierda de la pantalla.
    * Para visualizar las actividades de un técnico en específico, se debe dar clic sobre el nombre del grupo y luego dar clic sobre el nombre del agente.
    * En la parte derecha de la pantalla se mostrarán las actividades asignadas al agente en un calendario.
    * Se puede filtrar por día, semana, mes y año
    * El ícono de un edificio en la actividad indica que es una actividad para ser realizada en oficina.
    * El ícono de una persona corriendo en la actividad indica que es una actividad para ser realizada en terreno.
  * Visualizar las actividades asignadas del técnico seleccionado.
    * Al dar clic sobre una actividad se muestra el detalle de la actividad.
    * El despachador puede navegar a la actividad al dar clic en el botón **Ver actividad**.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_calendariooficina.png?nolink |Actividades en oficina}}
//El ícono de un edificio en la actividad indica que es una actividad para ser realizada en oficina.//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_calendarioterreno.png?nolink |}}
//El ícono de una persona corriendo en la actividad indica que es una actividad para ser realizada en terreno.//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_calendariodia.png?nolink |}}
//Vista calendario por día.//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_calendarioterreno.png?nolink |}}
//Vista calendario por semana.//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_calendariomes.png?nolink |}}
//Vista calendario por mes.//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_calendarioyear.png?nolink |}}
//Vista calendario por año.//

==== Crear y asignar actividades por el Despachador ====

El Despachador puede crear actividades programadas para ser asignadas solo a los agentes en campo que pertenecen al mismo grupo que el Despachador.

Para crear actividades programadas, se deben realizar los siguientes pasos:

  - Ingresar al menú **Actividades programadas** > **Actividades programadas**
  - Clic en el botón de crear identificado con el ícono **+** que está ubicado en la parte superior derecha desde cualquiera de las [[actividadesprogramadas#Visualizar actividades por el Despachador|vistas]] que puede acceder el Despachador.
  - Seleccionar el tipo de actividad en el campo **Tipo**.
  - Seleccionar el estado inicial de la actividad en el campo **Estado**.
  - Seleccionar el grupo al cual será asociada la actividad en el campo **Asignar grupo**. Los grupos que se listan en este campo son únicamente a los cuales el Despachador pertenece.
  - Seleccionar el agente en campo en el campo **Usuario asignado**. Los usuarios que se listan en este campo son únicamente los que pertenecen al grupo seleccionado anteriormente.
  - Seleccionar el contacto de la actividad en el campo **Contacto**. puede seleccionar el contacto por el nombre listado en este campo o puede realizar búsqueda sobre este mismo campo por distintos criterios:
    - Identificador
    - Nombre
    - Apellido
    - Email
    - Dirección
    - Cargo
  - Seleccione el caso al cual quiere agregar la actividad programada en el campo **Asignar caso**. Este campo es opcional. Puede realizar búsquedas de casos por los siguientes campos:
    - N°
    - Asunto
    - Contacto
    - Cuenta
    - Usuario Asignado
    - Fecha
    - Tipo
    - Estado
    - Canal
  - En el campo **Cuenta** se seleccionará automáticamente si el caso seleccionado anteriormente está asociado a una cuenta.
  - Indicar en el campo **En terreno** si la actividad se realizará en una dirección específica o en oficina.
    - Si se marca el campo, indica que la actividad se realizará en una dirección específica. Al marcar este campo, se habilitan los campos de **Dirección**, **Longitud** y **Latitud**.
    - Si no se marca el campo, indica que la actividad se realizará en oficina.
  - En el caso que se haya marcado el campo **En terreno** indicar la dirección donde se deberá llevar a cabo la actividad
    - Cuando se ingresa una dirección, el sistema busca la ubicación más cercana a la dirección ingresada y completa los campos de **Latitud** y **Longitud**.
  - Ingrese el título o asunto de la actividad en el campo **Asunto**.
  - Ingrese una descripción de la actividad en el campo **Detalle**.
  - Asigne el horario de la actividad. Para conocer cómo hacerlo, haga clic en [[actividadesprogramadas#Asignar un horario a la actividad programada|Asignar un horario a la actividad programada]].
  - Clic en el botón **Guardar**.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_crearactividad.png?nolink |}}
//Creación de actividad por el Despachador//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_vistacreacion.png?nolink |}}
//Vista de creación de actividad por el Despachador//

=== Asignar un horario a la actividad programada ===

Para asignar una actividad programada a un agente en campo por parte del Despachador, realice los siguientes pasos:

== Asignar una actividad utilizando el calendario del agente en campo ==

  * Ingrese a la actividad.
  * Si desea conocer la disponibilidad del Agente en campo, una vez se haya asignado a la actividad, haga clic en el botón **Ver calendario**.
  * El sistema abre una pantalla donde puede visualizar el calendario del Agente en campo seleccionado y el horario de atención en el que trabaja.
    * Las franjas que aparecen en color rojo, indican que el Agente en campo está fuera de horario.
    * Las franjas que aparece en otros colores, indican los horarios que a tiene ocupado el Agente en campo.
  * Para asignar el rango de horario de la actividad, ubíquese en el día en el que se realizará la actividad y arrastre y suelte en el calendario el rango de horario deseado.
  * El sistema llenará automáticamente los campos **Desde** y **Hasta**.
  * También puede visualizar el horario asignado del agente en campo haciendo clic en el botón con el ícono del ojo (Horario semanal)
  * Por último, haga clic en el botón **Guardar** para volver a la vista de la actividad programada.
  * Clic en el botón **Guardar** en la actividad.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_ingresocalendario.png?nolink |}}
//Clic en el botón **Ver calendario** para asignar el rango de horario de la actividad//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_vercalendario.png?nolink |}}
//Vista del calendario del Agente en campo asignado a la actividad//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_horario.png?nolink |}}
//Clic en el botón **Horario semanal** para visualizar el horario del Agente en campo//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_verhorario.png?nolink |}}
//Vista del horario del Agente en campo//

== Asignar una actividad utilizando los campos Desde y Hasta ==

  * Ingrese a la actividad.
  * Seleccione una fecha y hora en el campo **Desde**
    * El sistema permite seleccionar una fecha u hora que esté fuera del horario en el que trabaja el Agente en campo. Es responsabilidad del despachador decidir si asigna la actividad en un horario no laboral del agente de campo.
  * Al seleccionar una fecha en el campo Desde, el sistema le propone automáticamente una fecha y hora en el campo **Hasta** de acuerdo con la [[actividadesprogramadas#Configurar los tipos de actividades programadas|duración del tipo de actividad]] que fue parametrizado por el Administrador de la instancia.
    * Puede confirmar la fecha y hora propuesta dando clic en el botón **Utilizar** o seleccionar otra fecha y hora.
  * Clic en el botón **Guardar** en la actividad.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_despachador_hastapordefecto.png?nolink |}}
//El sistema propone una fecha y hora **Hasta** de acuerdo con el tipo de la actividad//

==== Gestionar actividades por el Despachador ====

El Despachador puede agregar información a la actividad como notas, archivos adjuntos o llenar información en campos personalizados.

=== Crear una nota asociada a la actividad por el Despachador ===

Para agregar notas a la actividad por el Despachador, realice los siguientes pasos:

  - Ingresar a la actividad.
  - Clic en la pestaña **Notas**. En esta pestaña se listan las notas asociadas a la actividad.
  - Ingresar el texto de la nota en el campo **Mensaje**. Puede hacer uso de las herramientas de editor de texto que vienen allí incorporadas.
  - Clic en el botón **Agregar** para crear y guardar la nota en la actividad.
  - No es necesario guardar el registro, dado que la nota se guardó previamente.

=== Agregar archivos adjuntos a la actividad por el Despachador ===

Los archivos adjuntos asociados a la actividad sirven para guardar algún documento importante que ayude a la gestión de la misma.

La funcionalidad de archivos adjuntos permite agregar múltiples documentos en una sola carga.

**Consideraciones para la carga múltiple de archivos:**
  - Se pueden subir hasta 10 archivos por carga.
  - El peso total máximo permitido es de 200mb.
  - Si no se asigna una etiqueta a los archivos, tomará por defecto el nombre del mismo.
  - Los tipos de archivos permitidos son: 'rar', 'zip', 'ppt', 'pptx', 'pdf', 'doc', 'docx', 'xls', 'xlsx', 'txt', 'mp4', 'jpg', 'jpeg', 'png', 'gif', 'svg', 'csv', 'vsdx', 'vsd', 'xlsm', 'msg', 'wav', 'ovpn'.

Para agregar archivos adjuntos a la actividad, se deben realizar los siguientes pasos:

  - Ingresar a la actividad.
  - Clic en la pestaña **Archivos**. En esta pestaña se listan los archivos adjuntos asociados a la actividad y se muestra el número de archivos cargados.
  - Clic en el cuadro grande para abrir el explorador de archivos de su máquina y seleccione uno o varios archivos. También puede arrastrar los archivos hasta el cuadro.
  - Se muestran en pantalla los archivos que se van a cargar.
  - (Opcional) Ingresar la etiqueta que tendrá cada archivo adjunto en el campo **Etiqueta**.
  - Clic en el botón **Cargar** para subir los archivos a Be Aware 360.
  - No es necesario guardar el registro, dado que el registro se guardó previamente.
  - Una vez cargados los archivos en la actividad, se visualizan en pantalla.

**Nota:** Si desea eliminar el archivo adjunto, clic en el botón **Eliminar** que está al lado de cada archivo.

=== Agregar datos personalizados de una actividad ===

Si el Administrador de la instancia ha creado previamente campos personalizados para actividades, en la pestaña **Datos** podrá agregar o editar información adicional para la actividad.

Realice los siguientes pasos:

  - Ingrese a la actividad.
  - Clic en el pestaña **Datos**. En esta pestaña se listan todos los campos personalizados de actividades.
  - Agregar la información de los campos personalizados.
  - Clic en el botón **Guardar**.

**Nota:** Para conocer cómo crear campos personalizados, haga clic en [[parametrosdeconfiguracion#campos_personalizados|campos personalizados]]. 

===== Programación y asignación de actividades por el Agente de atención de casos =====

El rol de Agente de atención de casos en Actividades programadas de Be Aware 360 se encarga de crear y consultar las actividades programadas desde la gestión de casos. 

A continuación, se detallan las acciones que puede hacer el Agente de atención de casos: 

==== Crear actividades por el Agente de atención de casos ====

Para crear actividades programadas, se deben realizar los siguientes pasos: 

  - Ingresar al menú **Casos ** > ** Mis Casos**. 
  - Ingrese al caso en donde va a agregar las actividades programadas.  
  - En la parte inferior de la pantalla ingrese a la pestaña **Actividades Programadas**.  
  - Clic en el botón de **Crear** identificado con el ícono **+** que está ubicado en la parte superior derecha de la vista. 
  - Seleccione el tipo de actividad en el campo **Tipo**. 
  - Seleccione el estado inicial de la actividad en el campo **Estado**. 
  - El contacto de la actividad en el campo Contacto, se carga automáticamente desde el contacto que esta asociado al caso. 
  - El campo Asignar caso, se carga automáticamente con la información de caso.  
  - En el campo Cuenta se seleccionará automáticamente si el caso seleccionado anteriormente está asociado a una cuenta. 
  - Seleccione una fecha y hora en el campo **Desde** 
  - Al seleccionar una fecha en el campo Desde, el sistema le propone automáticamente una fecha y hora en el campo **Hasta** de acuerdo con la duración del tipo de actividad que fue parametrizado por el Administrador de la instancia. 
  - Ingrese el título o asunto de la actividad en el campo **Asunto**. 
  - Ingrese una descripción de la actividad en el campo **Detalle**.
  - Indicar en el campo **En terreno** si la actividad se realizará en una dirección específica o en oficina. 
    - Si se marca el campo, indica que la actividad se realizará en una dirección específica. Al marcar este campo, se habilitan los campos de **Dirección**, **Longitud** y **Latitud**.
    - Si no se marca el campo, indica que la actividad se realizará en oficina.
  - En el caso que se haya marcado el campo **En terreno** indicar la dirección donde se deberá llevar a cabo la actividad 
    - Cuando se ingresa una dirección, el sistema busca la ubicación más cercana a la dirección ingresada y completa los campos de **Latitud** y **Longitud**.
  - Clic en el botón **Guardar**.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_agentecasos_ingresomenu.png?nolink |}}
//Ingreso al menú//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_agentecasos_creacionactividad.png?nolink |}}
//Creación de actividad por el Agente de atención de casos//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_agentecasos_vistacreacionactividad.png?nolink |}}
//Vista de creación de actividad programada por el Agente de atención de casos//

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_agentecasos_vistaactividad_.png?nolink |}}
//Vista de la actividad programada//
==== Editar actividades programadas por el Agente de atención de casos ====

El Agente de atención de casos puede agregar información a la actividad como notas, archivos adjuntos o llenar información en campos personalizados. 

=== Crear una nota asociada a la actividad por el Agente de atención de casos ===

Para agregar notas a la actividad por el Agente de atención de casos, realice los siguientes pasos: 

  - Ingresar al caso.
  - Clic en la pestaña de **Actividades programadas**.
  - Ingresar a la actividad. 
  - Clic en la pestaña **Notas**. En esta pestaña se listan las notas asociadas a la actividad. 
  - Ingresar el texto de la nota en el campo **Mensaje**. Puede hacer uso de las herramientas de editor de texto que vienen allí incorporadas. 
  - Clic en el botón **Agregar** para crear y guardar la nota en la actividad. 
  - No es necesario guardar el registro, dado que la nota se guardó previamente.

{{ :actividadesprogramadas:actividades_programadas_agentecasos_editarnotasarchivosactividades.png?nolink |}}

=== Agregar archivos adjuntos a la actividad por el Agente de atención de casos ===

Los archivos adjuntos asociados a la actividad sirven para guardar algún documento importante que ayude a la gestión de la misma. 

La funcionalidad de archivos adjuntos permite agregar múltiples documentos en una sola carga. 

**Consideraciones para la carga múltiple de archivos:** 

  * Se pueden subir hasta 10 archivos por carga. 
  * El peso total máximo permitido es de 200mb. 
  * Si no se asigna una etiqueta a los archivos, tomará por defecto el nombre del mismo. 
  * Los tipos de archivos permitidos son: 'rar', 'zip', 'ppt', 'pptx', 'pdf', 'doc', 'docx', 'xls', 'xlsx', 'txt', 'mp4', 'jpg', 'jpeg', 'png', 'gif', 'svg', 'csv', 'vsdx', 'vsd', 'xlsm', 'msg', 'wav', 'ovpn'. 

Para agregar archivos adjuntos a la actividad, se deben realizar los siguientes pasos: 

  - Ingresar al caso.
  - Clic en la pestaña de **Actividades programadas**.
  - Ingresar a la actividad. 
  - Clic en la pestaña **Archivos**. En esta pestaña se listan los archivos adjuntos asociados a la actividad y se muestra el número de archivos cargados. 
  - Clic en el cuadro grande para abrir el explorador de archivos de su máquina y seleccione uno o varios archivos. También puede arrastrar los archivos hasta el cuadro. 
  - Se muestran en pantalla los archivos que se van a cargar. 
  - (Opcional) Ingresar la etiqueta que tendrá cada archivo adjunto en el campo **Etiqueta**. 
  - Clic en el botón **Cargar** para subir los archivos a Be Aware 360. 
  - No es necesario guardar el registro, dado que el registro se guardó previamente. 
  - Una vez cargados los archivos en la actividad, se visualizan en pantalla. 

**Nota:** Si desea eliminar el archivo adjunto, clic en el botón Eliminar que está al lado de cada archivo. 

===== Ejecución de las actividades por el Agente en campo =====

El rol de Agente en campo en Actividades programadas de Be Aware 360 puede visualizar, gestionar y crear las actividades programadas.
Las acciones que puede hacer el Agente en campo son:

==== Crear actividades por el Agente en campo ====

Para crear actividades programadas, se deben realizar los siguientes pasos: 

  - Ingresar a la instancia de Agente en campo. 
  - Clic en el botón  **Crear** identificado con el ícono **+** que está ubicado en la parte inferior derecha de la vista. 
  - Seleccione el tipo de actividad en el campo **Tipo**. 
  - Seleccione el estado inicial de la actividad en el campo **Estado**. 
  - El campo **Asignar Grupo**, se carga automáticamente.
  - El campo **Usuario Asignado**, se carga automáticamente, porque la actividad que se esta cargando es para el Agente en campo. 
  - Seleccione el contacto de la actividad en el campo **Contacto**
  - El campo **Asignar caso**, se despliega para elegir el un caso en el listado.  
  - En el campo **Cuenta** se seleccionará automáticamente si el caso seleccionado anteriormente está asociado a una cuenta. 
  - Seleccione una fecha y hora en el campo **Desde** 
  - Al seleccionar una fecha en el campo Desde, el sistema le propone automáticamente una fecha y hora en el campo **Hasta** de acuerdo con la duración del tipo de actividad que fue parametrizado por el Administrador de la instancia. 
  - Ingrese el título o asunto de la actividad en el campo **Asunto**. 
  - Ingrese una descripción de la actividad en el campo **Detalle**.
  - Indicar en el campo **En terreno** si la actividad se realizará en una dirección específica o en oficina. 
    - Si se marca el campo, indica que la actividad se realizará en una dirección específica. Al marcar este campo, se habilitan los campos de **Dirección**, **Longitud** y **Latitud**.
    - Si no se marca el campo, indica que la actividad se realizará en oficina.
  - En el caso que se haya marcado el campo **En terreno** indicar la dirección donde se deberá llevar a cabo la actividad 
    - Cuando se ingresa una dirección, el sistema busca la ubicación más cercana a la dirección ingresada y completa los campos de **Latitud** y **Longitud**.
  - Clic en el botón **Guardar**.

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//Vista de Agente en campo//

{{ :actividadesprogramadas:vista_de_creacion_de_actividad_programada.png?400 |}}
//Vista de creación de actividad programada por el Agente en campo//

==== Visualizar actividades del Agente en campo ====

El Agente en campo tiene diferentes formas de visualizar las actividades programadas:

=== Visualizar las actividades del día en lista ===

{{ :actividadesprogramadas:vista_lista_de_actividades.jpeg?400 |}}
//Vista de las actividades del día en lista //

=== Visualizar las actividades de otros días en lista ===

{{ :actividadesprogramadas:vista_lista_actividades_anteriores.jpeg?400 |}}
//Vista de las actividades de otros días en lista//

=== Visualizar las actividades en calendario. ===

{{ :actividadesprogramadas:vista_calendario_de_actividades_programadas.jpeg?400 |}}
//Vista calendario//

=== Visualizar las actividades en mapa. ===

{{ :actividadesprogramadas:vista_mapa_de_actividades_programadas.jpeg?400 |}}
//Vista Mapa//

==== Exportar actividades programadas de Agente en campo ====

Al presionar el botón Exportar, el sistema genera un archivo con toda la información de las actividades programadas que tiene asignadas el agente en campo. 

{{ :actividadesprogramadas:vista_exportar_actividades.jpeg?400 |}}
//Vista del botón Exportar//

==== Gestionar actividades programadas de Agente en campo ====

Al ingresar a una actividad, hay varios campos que se pueden completar con información:

  * Agregar Notas
  * Agregar Archivos

{{ :actividadesprogramadas:vista_edicion_actividades.jpeg?400 |}}
//Vista Gestionar actividades programadas de Agente en campo//